Tipp: Wie Sie Ihre Buchhaltung schlank halten

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Haben Sie schon einmal von jemanden gehört, dem Buchhaltung Spaß macht? Ein eher seltenes Phänomen, wenn Sie nicht gerade Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer fragen.

Auf der anderen Seite kommt kein Unternehmer um dieses Thema herum. Auch Ein-Personen-Unternehmen, wie es die meisten unserer Kunden sind, müssen sich damit auseinandersetzen. Die meisten haben natürlich einen Steuerberater, wozu wir immer dringend raten. Dazu ist die Thematik zu komplex und im Fehlerfall auch zu teuer.

Es bleibt aber dennoch auch Aufwand im eigenen Unternehmen. Belege sind zu sammeln, optimalerweise zu ordnen und dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie Ihre Buchführung im berühmten Schuhkarton abliefern, können Sie sicher sein, dass sich Ihr Steuerberater diese unerfreuliche Arbeit gut bezahlen lässt.

Wir empfehlen eine monatliche Buchführung durch den Steuerberater. Letztlich müssen die Belege ohnehin verbucht werden, ob nun einmalig zum Jahresabschluss oder in zwölf monatlichen Blöcken. In Summe wird sich das finanziell kaum auswirken – vor allem, wenn Sie mit Ihrem Berater gut verhandeln.

Darüber hinaus ist es für jeden Unternehmer eine Kernaufgabe, die Geldströme im Blick zu behalten und so Liquidität, Umsatz und Kosten im Griff zu haben – ohne dabei Zeit zu verschwenden. Dazu haben wir Ihnen einen sinnvollen Arbeitsablauf zusammengestellt, der Ihnen hoffentlich sogar ein bisschen Freude macht. Bei uns nimmt die Buchhaltungsvorbereitung übrigens nur ca. 30 Minuten im Monat in Anspruch…

1. Zahlen Sie bargeldlos, per Lastschrift, mit wenigen Zahlungsmitteln und klar auf das Unternehmen abgegrenzt

Sie sollten darauf achten, dass Sie möglichst wenige Zahlungsmittel nutzen. Ein Geschäftskonto und eine Unternehmenskreditkarte müssen reichen, sonst müssen Sie zu viele Konten im Blick behalten. Die Zahlungen sollten klar zwischen privat und geschäftlich abgegrenzt sein, damit Sie es nur mit zwei Kontoauszügen im Monat zu tun haben und sicher sein können, dass alle Zahlungen in den Auszügen Ihr Unternehmen betreffen. Wenn Sie im Wesentlichen per Lastschrift bezahlen, sparen Sie sich wertvolle Zeit für Überweisungen.

2. Lassen Sie sich Rechnungen immer per Mail schicken und scannen Sie Belege unterwegs selbst

Sorgen sie dafür, dass alle Ihre Belege an genau einer Stelle landen! Wenn Sie meist im Büro sind, kann das ein Ablagekorb sein. Sind Sie oft unterwegs, brauchen Sie eine virtuelle Ablage. Unabhängig davon sollten Sie dafür sorgen, dass Sie alle Belege elektronisch an einem Ort vorliegen. Am einfachsten ist es, sich die Rechnungen direkt per E-Mail zuschicken zu lassen. Belege, die Sie unterwegs bekommen, scannen Sie direkt mit einer App, die Dokumente scannen kann und senden die erzeugte PDF-Datei an Ihren eigenen Posteingang. Wenn Sie wollen, können Sie dafür durchaus auch eine eigene Mailadresse einrichten. Wichtig ist, dass alle Belege gesammelt an einem Ort vorliegen.

3. Machen Sie einen Monatsabschluss – konsequent am ersten Arbeitstag

Wenn Sie die Buchhaltung liegenlassen, werden Sie ihr immer wieder hinterherlaufen! Deshalb ist Konsequenz wichtig, damit Ihr innerer Schweinehund nicht die Oberhand behält. Aber wenn Sie gut vorbereitet sind, kostet das Ganze nur wenig Zeit. Der Ablauf ist einfach: Besorgen Sie sich zuerst die Kontoauszüge. Die können Sie entweder ausdrucken oder als PDF öffnen (in dem Fall nutzen Sie das Markierungstool Ihres PDF-Programms zum „Abhaken“ der Belege).  Gehen Sie Zeile für Zeile durch und sortieren Sie die benötigten Belege aus Ihrem Postfach in der Reihenfolge auf dem Auszug. Bei elektronischer Bearbeitung können Sie den Dateinamen ändern und das Buchungsdatum auf dem Auszug an den Anfang setzen (das Format sollte JJJJMMTT sein, dann sind die Dateien automatisch richtig sortiert). Die Sammlung der Dateien oder die Papierbelege können dann zu den Auszügen sortiert werden. Im PDF markieren Sie die Buchungen, zu denen Sie Belege haben, auf Papier können Sie diese abhaken. Wenn eine Buchung offen bleibt, fällt das sofort auf und Sie können den fehlenden Beleg beschaffen. Anschließend geht das Ganze zum Steuerberater, der jetzt schnell, ohne Rückfragen und damit kostengünstig arbeiten kann.

4. Check as you go

Prüfen Sie während der Zusammenstellung der Buchführung auch inhaltlich! Wenn Ihnen Zahlungen auffallen, die überflüssig sein könnten (vor allem regelmäßige wie Abos und dergleichen), dann checken Sie das direkt und sorgen Sie dafür, dass der Vertrag gekündigt wird. So behalten Sie immer im Überblick, wofür Sie Geld ausgeben und ob das nötig ist. Einfacher können Sie keine Kosten sparen!

5. Lassen Sie sich Ihre monatliche Auswertung des Steuerberaters erklären und prüfen Sie diese monatlich

Jeder Steuerberater wird Ihnen nach Verarbeitung der Daten eine monatliche Auswertung liefern. Investieren Sie einmal die Zeit, sich diese erläutern zu lassen und lassen Sie sich erklären, welche Kennzahlen für Ihr Unternehmen wichtig sind. Letztlich handelt es sich dabei um eine Art „Blutbild“ Ihres Unternehmens. Wenn Sie die Auswertung jeden Monat einmal prüfen, sollten Sie relevante und ungesunde Abweichungen erkennen und frühzeitig gegensteuern können. Nichts ist schlimmer, als zum Beispiel ein Liquiditätsproblem erst dann zu bemerken, wenn Sie nicht mehr zahlen können – in der Regel kündigt sich eine solche Situation über Wochen und Monate an. Durch einen solchen Check könnten sicher viele Insolvenzen verhindert werden…

Add-On für Digital-Fanatiker:

Schauen Sie sich Cloud-basierte Faktura-Lösungen an – diese enthalten oft auch Module für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. So haben Sie alle Zahlungsströme in einem System und immer im Überblick. Eine Empfehlung finden Sie hier: Tool-Empfehlung: Fastbill

Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit Ihrer schlanken Buchhaltung!

Tipp: Warum Projekte nicht funktionieren

Veröffentlicht am von Training.Services

Was denken Sie, wann der Flughafen in Berlin fertig wird? Der Nutzen dieses deutschlandweit diskutierten Projektmanagement-Desasters ist, dass es als Anhaltspunkt dienen kann, welche Fehler man bei der Planung eines Projektes besser nicht macht. Natürlich verfügen wir nicht über Einblicke bei diesem spezifischen Fall, möchten aber aus unserer Erfahrung typische Weichenstellungen schildern, mit denen Projekte manchmal schon im Ansatz in Schieflage und Schwierigkeiten geraten. Bedenken Sie in diesem Zusammenhang, dass in Deutschland im Schnitt 60% aller Projekte scheitern oder zumindest nicht in der vereinbarten Zeit, der definierten Qualität und den budgetierten Kosten abgeschlossen werden.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Lektüre und der Reflexion und freuen uns natürlich, wenn wir dazu beitragen können, dass Sie Ihre Projekte im Griff behalten.

1. Top-Down-Entscheidung statt sauberes Handwerk

Öfter als man denken sollte, beginnt die Projektplanung mit der Bürde eines fest definierten Zieltermins. Jemand auf der Auftraggeberseite hat – manchmal gezwungenermaßen, manchmal ohne Not, manchmal um sich gut darzustellen – einen Termin festgelegt, ohne dass ein Projektteam existiert, eine angemessene Zeitplanung erstellt wurde und die Projektziele konkret festgeschrieben wurden.

Die Folge ist, dass der Projektmanager sofort unter dem Druck steht, diesen „vom Himmel gefallenen“ Termin zu halten und eine Projektplanung abzugeben, die realistisch betrachtet möglicherweise gar nicht einzuhalten ist. Diese Situation führt in der Folge zu den im Weiteren beschriebenen Effekten, die sich im Verlauf eines Projektes manchmal bitter in Form von Kostenexplosionen, Zeitüberschreitungen und Qualitätsmängeln rächen können (oder alles zusammen, siehe Berliner Flughafen).

Besser: Definieren Sie klar, was das Projekt leisten soll, stellen Sie ein Team zusammen und lassen Sie den Projektmanager einen Zeitplan erarbeiten. Wenn der Endtermin dann nicht in Ihren Zielkorridor passt, optimieren Sie zusammen mit dem Team den Ablauf, schauen Sie, ob Sie einzelne Ziele eventuell in eine zweite Projektphase verschieben können und prüfen Sie, ob mehr Ressourcen die Umsetzung beschleunigen können. Erst dann legen Sie den Zieltermin endgültig fest.

2. Unterschätzen von Zeitaufwänden für Projektaktivitäten

Fast standardmäßig werden in Unternehmen die Zeitaufwände in Projekten unterschätzt. Psychologisch ist das natürlich nachvollziehbar, wer will schon als Bedenkenträger dastehen. Optimismus ist sicher eine gute Eigenschaft, hat aber in der Projektplanung nichts zu suchen. Je wichtiger die Termineinhaltung ist, desto konservativer muss die Abschätzung der benötigten Aufwände sein. Hilfreich kann es auch sein, eine Betrachtung des Best Case, des Worst Case und des Real Case vorzunehmen. Damit kann sichergestellt werden, dass man nicht zu blauäugig in das Projekt zu starten.

Und machen Sie sich nichts vor: Kein Projekt läuft wie geplant. Wenn Sie dann keine Pufferzeiten eingeplant haben, werden Sie mit ziemlicher Sicherheit Ihren Zieltermin reißen.

Besser: Schätzen Sie realistisch (nicht fatalistisch) die Aufwände und planen Sie Pufferzeiten ein (nicht für jede Aktivität, aber für die kritischen Tasks und noch einen Gesamtpuffer für das ganze Projekt).

3. Überschätzen von Ressourcenverfügbarkeiten

Noch eine psychologische Falle: Meist wird stillschweigend davon ausgegangen, dass die Projektmitarbeiter die ihnen zugeordneten Aufgaben unabhängig von deren Ausmaß zeitgerecht bearbeiten können. Wie unrealistisch das ist, sollte eigentlich jedem klar sein. Ressourcen stehen niemals komplett zur Verfügung, sie haben immer weitere Aufgaben, die mit den Projekttätigkeiten koordiniert werden müssen (Wer hätte sie sonst eingestellt, wenn sie nur auf neue Projekte warten und sonst Daumen drehen?), sind auch mal krank oder im Urlaub. Natürlich kann man hier mit weiteren Ressourcenzuordnungen gegenwirken, aber das funktioniert nur in bestimmten Grenzen. Oder glauben Sie, dass neun Frauen zusammen ein Kind in einem Monat „liefern“ können?

Besser: Kalkulieren Sie die Ressourcenverfügbarkeit höchstens mit 50-60% – und das kann bereits völlig unrealistisch sein, abhängig von der spezifischen Arbeitslast in Ihrer Organisation. Das wird die Projektlaufzeit natürlich verlängern, wird Ihnen aber ersparen zu erklären, warum das Projekt nicht rechtzeitig fertig geworden ist und eventuell irgendwann auch, warum es eine so hohe Fluktuation bei den Mitarbeitern gibt, wenn diese Arbeitslast dauerhaft besteht.

4. Fehlende Einbindung von Dienstleistern und Lieferanten

Ebenso wie interne Ressourcen braucht fast jedes Projekt auch externe Ressourcen. Oft werden diese aber viel zu spät eingebunden und deren Aktivitäten ohne den notwendigen Input hinsichtlich Zeit, Kosten und spezifischer Kompetenz geplant. Grundsätzlich hat das ähnliche Folgen wie bei internen Mitarbeitern. Letztere können Sie allerdings im Zweifel von anderen Themen abziehen und in einer ad-hoc-Aktion dem Projekt zuordnen. Das dürfte Ihnen bei externen Dienstleistern deutlich schwerer fallen, denn diese planen Ihr Projekt in deren Zeit- und Ressourcenplan ein und werden sicher nicht unbegrenzte Überkapazitäten vorhalten können, auf die Sie im Problemfall zugreifen können. Deshalb sollten Sie Ihre Dienstleister über das gesamte Projekt auf dem Laufenden halten (auch bei Zeitverschiebungen). Die meisten Dienstleister honorieren diese Wertschätzung, indem sie Ihnen bei unvorhergesehenen Situationen unbürokratisch helfen.

Zusätzlich ist der Dienstleister in der Regel nicht nur eine Ressource, sondern auch ein Kompetenzträger, der Sie an den Stellen im Projekt unterstützt, wo Ihnen die Kompetenz fehlt. Wenn Sie diese Kompetenz nicht schon in der Planungsphase nutzen, laufen Sie Gefahr, im Projekt relevante Tasks zu vergessen oder zumindest die Aufwände falsch einzuschätzen.

Besser: Sprechen Sie frühzeitig mit Ihren externen Ressourcen, nutzen sie deren Erfahrung und Kompetenz bei der Planung und informieren Sie diese über Änderungen im Zeitplan, damit auch dort die Planung angepasst werden kann und die Ressourcen Ihnen dann zur Verfügung stehen, wenn Sie sie brauchen.

5. „Politischer“ Druck auf die Kostenabschätzung

Nicht nur auf den Zieltermin herrscht oft ein massiver Druck, auch die Kostenseite wird häufig „politisch“ (oder firmenpolitisch) bestimmt. Das führt dann häufig dazu, dass sich im Projektverlauf eine Kostenexplosion zeigt, man aber aus der Nummer nicht mehr herauskommt, weil man schon so viel Geld ausgegeben hat, dass die Einstellung des Projekts teurer würde als die Fortführung. Man wirft also zwangsläufig der schlechten Investition weiteres gutes Geld hinterher. Erinnern Sie sich noch an „Stuttgart 21“? Da konnten Sie diesen Prozess live am Fernseher verfolgen (Schlichtungsverfahren von Heiner Geissler mit der Deutschen Bahn und den Gegnern des Bahnhofsneubaus).

Besser: Verkaufen Sie Ihre Stakeholder nicht für dumm! Kalkulieren Sie die Kosten ebenso wie die Zeiten in Punkt 2 dieser Liste und konzentrieren Sie sich darauf, immer den Nutzen zu argumentieren. Denn wenn Sie das nicht zu Beginn tun, werden Sie später von dne Stakeholdern dazu gezwungen – unter erheblich konfrontativeren Vorzeichen.

 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren Projekten und drücken Ihnen die Daumen, dass Sie vor allem in der Planungsphase sicher navigieren! In der Durchführung holen Sie diese Zeit meist mehrfach wieder herein!

Tipp: Wo ist mein Dokument geblieben?

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Früher war alles schlechter! Sie wundern sich jetzt vielleicht – normalerweise wird ja das Gegenteil unterstellt. Aber wenn Sie vor einem gewissen Jahrgang geboren wurden und irgendwann in einem Unternehmen gearbeitet haben, dann können Sie sich vielleicht noch an die verstaubten Kellergewölbe, die riesigen Archive, Rollregalsysteme und Aktenstapel erinnern. Tonnenweise zu Papier verarbeitete Wälder, die dann irgendwann vielleicht aus Platzgründen zu noch schwerer zu durchsuchenden Microfiches verarbeitet wurden.

Wenn Sie jetzt nicht mehr folgen können – freuen Sie sich: Sie sind spät genug geboren, um dieses dunkle Kapitel mit Horden von Azubis nicht mehr erlebt zu haben, die Tage in den verstaubten Archiven zubrachten und manchmal vielleicht auch einfach nicht mehr auftauchten…

Aber ein Thema ist trotzdem geblieben und vielleicht sogar noch drängender geworden: „Wie lege ich meine Dokumente ab, damit ich sie irgendwann auch noch wiederfinde?“ Natürlich gibt es auch heute noch Papier, aber man kann wohl sagen, dass der überwiegende Teil unserer Informationen inzwischen elektronisch gespeichert wird. Und ein jeder hat damit zu tun und muss sich überlegen, wie die eigene Ordnerstruktur wohl am sinnvollsten ist.

Dazu wollen wir heute unsere Erfahrungen mit den folgenden Punkten mit Ihnen teilen.

1. „One size fits all“ ist eine Illusion

Wenn Sie glauben, dass es „das eine“ perfekte Ablagesystem gibt, müssen wir Sie enttäuschen, denn das hängt zu sehr von Ihrem Dokumentenaufkommen ab. Die gute Nachricht ist, dass es doch ein paar Leitlinien gibt, die für die meisten Bedarfe passen.

2. Bleiben Sie bei einem System

Aus unserer Sicht ist es sinnvoll, eine generelle Datenstruktur zu entwickeln, die Ihre Daten grundlegend sortiert – und diese dann für alle genutzten Systeme identisch zu übernehmen: Für Ihre Ordnerstruktur auf dem Rechner, im Mailprogramm, im Cloud-Speicher usw. Damit müssen Sie sich nicht bei jedem System wieder neu eindenken. Natürlich muss man nicht dutzende leere Ordner anlegen, die man auf einem einzelnen Speicher gar nicht braucht, aber bleiben Sie grundlegend in der identischen Struktur.

3. Wie tief soll ich schachteln?

Das ist eine Glaubensfrage. Manche Benutzer neigen zu 15-20 Ordnerebenen mit nur wenigen Dateien pro Ordner – nach dem Motto: „Ordner gefunden heißt Datei gefunden.“ Andere bilden nur grobe Ordnerhierarchien und müssen dann innerhalb der wenigen Ordner nach der betreffenden Datei suchen. Die Wahrheit liegt wie immer in der Mitte, es geht um eine sinnvolle Ebenenanzahl. Erfahrungsgemäß sollte man nicht tiefer als 5-6 Ebenen schachteln, denn bedenken Sie, dass Sie sich beim Speichern und Suchen immer wieder durch diese Ebenen durchklicken müssen. Das kostet Zeit!

3. Vom Groben zum Feinen

Fangen Sie mit groben Blöcken an und verfeinern Sie dann. Ich persönlich beginne zum Beispiel mit den drei Kategorien „Privat“, „Geschäftlich“ und „Training.Services“. So halte ich meine Lebensbereiche zusammen. In meinen E-Mail-Systemen existiert dann je nach Adresse nur eine oder zwei der Kategorien. Innerhalb der Unternehmenskategorie strukturieren wir dann nach „Organisation“ (intern) und „Kunden“ (extern). Im ersten Container geht es dann mit den Funktionsbereichen des Unternehmens weiter (Buchhaltung, Marketing, etc.), bei den Kunden folgen die einzelnen Kundennamen. Diese Struktur ist in Stein gemeißelt, daran sollten Sie dann nichts mehr ändern, es sei denn, es kommt ein neuer Kunde hinzu, was wir Ihnen natürlich wünschen. Wenn Sie soweit strukturiert haben, können Sie es lockerer angehen lassen. Die tieferen Ebenen werden jeweils nicht so häufig angesprochen, hier können Sie sich mehr Freiheit nehmen. Wenn ein Thema eine gewisse Anzahl von Dateien überschreitet, die Sie nicht mehr überblicken können, ist es Zeit für einen weiteren Ordner.

4. Bleiben Sie eindeutig und simpel!

Am Wichtigsten ist, dass Sie so eindeutig bleiben, dass Sie beim Durchklicken der Hierarchie nicht überlegen müssen, wo es weitergeht. Wenn das passiert, verschlüsseln Sie wahrscheinlich zu viel Information in den Ordnernamen: „Zu welchem Geschäftsbereich gehörte dieser Kundenauftrag nochmal und in welchem Jahr war das?“ Reduzieren Sie diese Struktur und sparen Sie sich eine Ebene. Oder wechseln Sie die Reihenfolge, wenn die Information wirklich relevant für Sie ist. Wenn Sie erst in einen Ordner hineinschauen müssen, um zu verstehen, welchen Inhalt er hat, ist es auf jeden Fall Zeit für eine Umstrukturierung. Wenn ein neuer Mitarbeiter oder Kollege sich von alleine in der Ordnerstruktur zurechtfindet, dann haben Sie vermutlich das meiste richtig gemacht! Bei einer idealen Ordnerstruktur muss man eigentlich nicht erklären, wie sie funktioniert.

5. Speicherdauer und Löschen von Daten berücksichtigen!

Irgendwann ist jeder Speicher voll und dann taucht ein Problem auf: „Wie lösche ich denn jetzt Daten, ohne Wichtiges zu vernichten?“ Deshalb kann es sich bei den Ordnern, die die größten Datenmengen enthalten, sinnvoll sein, eine Jahresebene einzuziehen. Wir machen das bei unseren Kunden so. Alte Aufträge werden ein Jahr aktiv gehalten und dann platzsparend archiviert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sie vernichtet. So sparen Sie sich Zeit für Archivierung und Löschung. Denn Datenspeicher haben die Tendenz, genau in dem Moment vollzulaufen, wenn sie gerade gar keine Zeit zum Aufräumen haben…

6. Dateinamen müssen den Inhalt wiedergeben!

Zum Abschluss noch ein Wort über Dateinamen. Wenn Sie auf der untersten Ebene Ihrer Struktur angelangt sind, haben Sie eine Anzahl von Dateien vor sich. Sie wollen jetzt nicht mehrere öffnen müssen, um die richtige zu finden. Nutzen Sie also Namen, die den Inhalt wiedergeben. Wenn es Dateien sind, die es für mehrere Kunden gibt, gehört der Kundenname in den Dateinamen. Nichts ist peinlicher, als das Angebot Ihres Top-Kunden versehentlich an einen neuen Interessenten zu senden. Wenn es mehrere Versionen gibt, können Sie eine Version zufügen („V1“) oder ein Datum kann sinnvoll sein. Ein kleiner Tipp, um die neueste Version oben in der Liste zu haben: Drehen Sie das Datum von TMJ zu JMT um, also „13.10.2018“ wird zu „20181013“. So übernimmt Ihr Dateimanager die Sortierung für Sie.

Soweit zu unserer kleinen Datenstruktur-Kunde. Ein scheinbar banales Thema, aber nach unserer Erfahrung eine Quelle von Missverständnissen (besonders wenn mehrere Leute an dem Datenbestand arbeiten) und Frustration (wenn Sie die Datei einfach nicht mehr finden können), die Sie mit ein bisschen Konzeption und Disziplin leicht vermeiden können.

Viel Spaß beim Sortieren und seien Sie dankbar, dass Sie diese vielleicht nervige Aufgabe nicht in einem dunklen, staubigen Keller bei frostigen Temperaturen erledigen müssen wie Heerscharen von bemitleidenswerten Azubis in den „alten“ Zeiten…

 

 

Tipp: E-Mails – smart und effizient kommunizieren

Veröffentlicht am von Training.Services

E-Mails sind vermutlich das leidigste Thema seit der Erfindung des Internets: Inzwischen hat die Flut der elektronischen Nachrichten für die meisten Angestellten und vor allem für Führungskräfte ein Ausmaß angenommen, das kaum mehr beherrschbar ist. In der Folge ist rund um diese Kommunikationsform ein ganzer Markt für Trainings, Software und Ratgeber entstanden. Das Thema hat sogar Eingang in die Pop-Kultur gefunden („… noch 148 Mails checken …“).

Aus diesem Grund möchten auch wir unsere Erfahrungen mit der Bearbeitung von E-Mails gerne weitergeben – in der Hoffnung, dass sie einen Nutzen stiften. Dies ist unsere Sammlung von Tipps rund um die E-Mail-Kommunikation:

1. Keine E-Mail ist besser!

Am besten ist die E-Mail, die Sie nicht bekommen. Reduzieren Sie radikal alle Newsletter, Benachrichtigungen von Cloud-Software, Apps und dergleichen auf das absolut Notwendige. Selbst wenn Sie eine Mail ungelesen löschen, hat sie Ihre Aufmerksamkeit von dem abgelenkt, was Sie gerade tun. Also: nicht relevante Newsletter abbestellen und in den Einstellungen Ihrer Tools die Benachrichtigungen so reduzieren, dass Sie nur noch die Informationen bekommen, die Sie wirklich benötigen.

Außerdem sollten Sie auch darauf verzichten, E-Mails „zur Vorsicht“ an endlose Verteiler zu senden und Unbeteiligte in cc: zu setzen. Auch wenn das in großen Unternehmen ein Volkssport geworden ist, mit dem man sich abzusichern versucht („Ich habe Sie doch in cc: gesetzt…“), führt das eben nicht zu mehr Effizienz, sondern dazu, dass Mails aufgrund der Menge nicht mehr konzentriert bearbeitet werden können.

2. Nicht unterbrechen lassen!

Um Ihre Aufmerksamkeit besser zu fokussieren und sich nicht unterbrechen zu lassen, können Sie Ihr Mailprogramm so konfigurieren, dass Sie keine Benachrichtigungen bei neuen E-Mails erhalten. Stattdessen entscheiden Sie, in welchem Rhythmus Sie Ihre Mails lesen wollen. Das hängt natürlich von Ihrem Geschäftsmodell ab – für manche reichen zwei E-Mail-Timeslots am Tag, andere müssen die Mails regelmäßiger checken. Auf keinen Fall sollten Sie sich aber von jeder eingegangenen E-Mail ablenken lassen.

3. Kommunikationskanäle reduzieren!

Dieser Tipp bezieht sich nicht explizit auf E-Mails, sondern auf die ganze Bandbreite von Kommunikationsmöglichkeiten: Whatsapp, Telefon, Facebook, Xing, Linkedin… Wenn Sie auf allen Plattformen präsent sein wollen, reduzieren Sie dennoch die Kanäle, über die Sie relevante Informationen austauschen. Ansonsten suchen Sie später auf fünf verschiedenen Plattformen, wo Sie denn jetzt die Terminvereinbarung mit Frau XY getroffen hatten…

4. Vollständig kommunizieren!

In Zeiten der Chat-Kommunikation sind auch E-Mails vielfach zu einer Art Betreffzeilen-Ping-Pong verkommen. Letztlich kostet das aber vor allem unglaublich viel Zeit, weil Sie sich die später benötigten Informationen mühsam aus einem kilometerlangen Thread heraussuchen und jede Mail einzeln lesen müssen. Aus unserer Erfahrung ergibt es Sinn, bei der Beantwortung von Mails diszipliniert vorzugehen. Auch wenn die Versuchung groß ist, einfach kurz zu antworten, um den Vorgang wieder auf den Schreibtisch des Gesprächspartners zu schaufeln, bringt das für beide Seiten keinen Vorteil – eine klassische Lose-Lose-Situation. Deshalb: Nicht „mal kurz zwischendurch“ antworten – nehmen Sie sich Zeit für die Kommunikation, denn diese Wertschätzung hat Ihr Gesprächspartner verdient. Versetzen Sie sich in dessen Lage und geben Sie alle Informationen weiter, die dieser vermutlich benötigt, um das Thema eigenständig abzuschließen. Die eine Minute, die Sie das kostet, holen Sie leicht wieder herein, weil Sie keine Rückfragen bekommen.

5. Fasse Dich kurz!

Dieser Punkt klingt erst einmal widersprüchlich zum letzten Punkt. Aber vollständig heißt nicht langatmig. Schreiben Sie durchaus in Stichpunkten, wenn das sinnvoll ist. Bleiben Sie beim Thema. Beantworten Sie keine Fragen, die nicht gestellt wurden und die für die Bearbeitung nicht relevant sind. Sehen Sie – es geht auch kurz!

6. Keine Themen vermischen!

Wenn Sie zwei Themen haben, schreiben Sie besser zwei Mails. Viele Gesprächspartner lesen heute nicht mehr so konzentriert und vergessen dann, auf das zweite Thema einzugehen. Folge: Sie müssten ohnehin nochmal hinterherschreiben, um auf das zweite Thema hinzuweisen. Sinnvollerweise benutzen Sie in der Betreffzeile eine „sprechende“ Formulierung, die das Thema auf den ersten Blick klar macht. Dieses Vorgehen hilft Ihnen außerdem bei der Terminierung und Ablage.

7. Bitte bestätigen!

Oft entsteht Irritation, wenn E-Mails nicht beantwortet werden. Hat der Gesprächspartner die E-Mail erhalten? Kümmert er sich darum? Besteht Einigkeit über die Absprachen? Hier können Sie sich kurz fassen, ein Satz zur Bestätigung reicht völlig aus. Das erspart dem Gegenüber aber die Nachfrage – und damit Ihnen eine weitere Mail, mit der Sie sich befassen müssten.

8. Den Posteingang smart nutzen!

Jetzt wird es fast schon religiös! Über die richtige Benutzung des Posteingangs streiten unterschiedliche Ideologie-Vertreter (Zero-Inbox, alle Mails im Posteingang) seit Jahren. Aus unserer Sicht muss jeder seinen eigenen Weg damit finden. Einen Vorschlag haben wir trotzdem: Wir nutzen den Posteingang als Todo-Liste. Zunächst werden alle unerwünschten E-Mails, die sich trotz aller Mailvermeidung in die Inbox durchgekämpft haben, mit einem entschlossenen Hieb auf die „Entf“-Taste beseitigt.  Alle abgeschlossenen Kommunikationen oder diejenigen, die kein Todo für Sie enthalten, werden abgelegt – wie wir das machen, folgt im nächsten Punkt. Jetzt haben Sie nur noch die E-Mails im Posteingang, die eine Bearbeitung von Ihnen erfordern. Konfigurieren Sie den Posteingang so, dass Sie die Mails in der Thread-Ansicht sehen, dadurch hat jedes Thema nur einen Eintrag und Sie sehen alle vorangegangen Kommunikationen auf einen Blick. Dann gehen Sie so vor, wie in den Punkten 1 -7 erwähnt.

9. Der Terminator…

Manche E-Mails können Sie nicht abschließend bearbeiten, weil Sie eine Rückmeldung benötigen. Manche sind auch noch nicht aktuell. Zum Management Ihrer Wiedervorlage können Sie zum Beispiel die Todoist-Integrationen für Outlook oder Gmail nutzen. Mehr dazu lesen Sie in unserer Tool-Empfehlung. Damit setzen Sie für jede zu terminierende Mail mit nur einem Klick eine Wiedervorlage in Todoist. Ein Klick auf diesen Todoist-Eintrag öffnet dann die entsprechende Kommunikation wieder – sogar, wenn Sie diese bereit abgelegt hatten.

10. Und jetzt bitte ablegen…

Der letzte Punkt: die Ablage von E-Mails. Auch hier muss letztlich jeder seinen persönlichen Weg finden. Wir vertreten die Auffassung, dass auf jeden Fall eine Form von Ablage nötig ist, denn sonst funktioniert der Posteingang als Todo-Liste (siehe oben) natürlich nicht. Irgendwohin müssen Sie die Mails ja verschieben. Für unser eigenes Unternehmen haben wir dazu eine sehr straffe Ordner-Hierarchie mit höchstens drei Hierarchie-Ebenen und groben Funktionsbereichen (Controlling, Sales, IT, …). Für unsere Kunden, bei denen wir als Backoffice auch eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet haben, gehen wir noch restriktiver vor: Alle geschriebenen E-Mails landen automatisch im Gesendet-Ordner, die abschließend bearbeiteten E-Mails landen mittels „Entf“-Taste im Gelöscht-Ordner des jeweiligen Kunden-Postfaches. Auf diese Weise finden wir bei Bedarf mit der Suchfunktion des Mailprogramms in einem der beiden Ordner innerhalb von Sekunden die gesuchte E-Mail wieder.

Wir hoffen, unsere Tipps sind hilfreich für Sie und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Eindämmung Ihrer persönlichen E-Mail-Flut!