Tipp: Die Geschichte von Genie und Chaos

Vielleicht haben Sie unseren Blog-Beitrag von Ende Oktober 2018 gelesen? Hier berichten wir darüber, dass ein gesunder Geist in einem gesunden Körper wohnt und wie Sie Ihren Arbeitsplatz ergonomisch so gestalten können, dass dieser den Gesundheitsaspekt wirksam unterstützt und Ihre Produktivität merklich fördert. Nun ist es allerdings so, dass selbst der bestmöglich eingerichtete Arbeitsplatz vermutlich nur dann produktives Arbeiten ermöglicht, wenn er auch aufgeräumt ist. Denn auch der Geist kann nur so „aufgeräumt“ sein, wie es sein Umfeld ist.

Befinden Sie sich in einer willkürlichen Situation unter dem Einfluss von externem Druck, überträgt sich der Stress vermutlich auf Sie und Ihr Verhalten. Stress ist allerdings gerade nicht förderlich für genaues, exaktes und ordentliches Arbeiten. Die Fehleranfälligkeit steigt daher beträchtlich – und die Performance sinkt. Der Volksmund sagt, dass ein unordentlicher, unaufgeräumter Schreibtisch ein Indiz dafür sei, dass die Person, die dieses „Chaos“ verursacht hat, vermutlich selber unordentlich und unaufgeräumt sei. Unordnung wird dann oft auch mit Überforderung assoziiert.

Nun gibt es ja allerdings nicht nur „den einen“ Volksmund. Es wird nämlich gegenteilig auch davon berichtet, dass nur ein „Genie das Chaos beherrscht“ oder auch, dass „Chaos die Kreativität fördert“. Wie sehen Sie das? Und wie halten Sie es mit der Ordnung auf Ihrem eigenen Schreibtisch? Welche Gefühle lösen hohe Papierstapel, ungeöffnete Briefumschläge oder – verflixt noch mal – ob der Unordnung schon wieder nicht auffindbare Unterlagen bei Ihnen aus?

Albert Einstein hatte dazu eine ganz eigene, spezielle Meinung, die durchaus spitzfindig formuliert war. Denn er hat sich gefragt: Wenn ein unordentlicher Schreibtisch auch einen „unordentlichen Geist“ repräsentiert – was sagt denn dann eigentlich ein leerer (also aufgeräumter) Schreibtisch über den Besitzer aus? Darüber kann man jetzt kurz schmunzeln, aber wer hat nun eigentlich Recht? Ist es der (gemeinhin durchaus weise) Volksmund? Oder ist es vielleicht doch (der sicher nicht minder weise) Albert Einstein?

Für mich hat ein aufgeräumter Schreibtisch auch etwas mit Fokus auf die aktuelle Aufgabe zu tun. Und der leere Geist (Kopf) bedeutet eben gerade nicht, dass man nur Luft im Hirn hat, sondern dass man sich hinreichend fokussieren kann – weil ausreichend Platz dafür vorhanden ist. Mir fallen hier eher positive Sinnzusammenhänge wie Entspanntheit und Leichtigkeit ein, jedenfalls das genaue Gegenteil von Stress und seinen negativen Folgen. Und wenn Sie sich wegen vieler Ablenkungen nicht fokussieren können, dann kostet Sie das erheblich Energie, was wiederum zu früherer Müdigkeit führt und schlussendlich Ihre Arbeitsergebnisse negativ beeinflusst.

Ohne Zweifel lässt sich festhalten, dass individuelle Präferenzen immer und überall unterschiedlich sein können. Während die eine Person es unbedingt ganz aufgeräumt haben muss, ist es einer weiteren Person möglicherweise gänzlich egal, wie der Schreibtisch ausschaut. Und selbstverständlich gibt es auch Personen, die das Chaos lieben – behaupten sie jedenfalls. Letztgenannte sind dann oft der festen Überzeugung, dass das Chaos förderlich für sie und ihre Leistung sei. Aber ist das wirklich so? Oder ist das nur eine schnelle und einfache Möglichkeit, sich die eigene Unordentlichkeit schön zu reden? Eine Frage: Haben Sie schon mal einen Keller ausgemistet? Oder eine zugestellte Garage entrümpelt und sich dabei von vielen nicht mehr benötigten Dingen getrennt, diese also entsorgt? Alle Menschen, die das schon einmal gemacht haben und davon berichten, empfinden dies als regelrecht befreiendes Gefühl.

Das gleiche gilt sicher auch für den Schreibtisch und für Unterlagenstapel. Gibt es solche Stapel oder Lose-Zettel-Sammlungen auch auf Ihrem Schreibtisch? Haben Sie mehrere Ablagekästen, die gar selber schon gestapelt sind und regelmäßig überquellen? Falls das so ist, bin ich sicher: alle die Unterlagen, die ganz unten liegen und die Sie schon drei, vier, sechs oder noch mehr Monate nicht mehr in den Händen hatten, werden Sie vermutlich auch nicht mehr benötigen. Wahrscheinlich wissen Sie nicht einmal mehr genau, was sich alles in „diesem einen Stapel“ befindet. Wenn man das allerdings nicht weiß, wie sollte man dann auf die Idee kommen, genau dort danach zu suchen? Mal ganz unabhängig davon, dass Suchen alles andere als produktiv ist und Sie stattdessen nur wertvolle Zeit kostet.

Die klare Empfehlung lautet daher: räumen Sie den Schreibtisch auf, beseitigen Sie die Stapel und das Chaos und trennen Sie sich von unnötigen Schriftstücken – auch auf die Gefahr hin, dass Albert Einstein Sie dann nicht mehr ernst nehmen würde… Wenn das dann erstmal erledigt ist, werden Sie das befreiende Gefühl lieben. Außerdem wird die Luft im Raum mit weniger Papier auch besser. Denn Papier riecht auch in gewisser Weise… und na klar… viel Papier riecht dann eben auch viel. Und wenn Papier erstmal alt wird, dann… na, Sie wissen schon.

Aber es gilt natürlich, diesen nun aufgeräumten Zustand auch für die Zukunft beizubehalten und damit Ihr Arbeitsumfeld anhaltend produktiver und weniger stressbeladen zu gestalten. Planen Sie dafür einmal wöchentlich etwa 20 bis 30 Minuten Zeit ein, in der Sie bis dahin aufgelaufene Schriftstücke bewerten und entsprechend damit umgehen. Dazu bietet sich folgende simple Entscheidungshilfe an, die auf der bekannten Boston Consulting Group Matrix basiert.

Hilfreiche Tipps zur smarten Ablage von elektronischen Dokumenten erhalten Sie bei Bedarf übrigens in einem weiteren Blog-Beitrag von uns. Und über den smarten Umgang mit der eigenen Aufgabenplanung und -bearbeitung berichten wir hier.

Wenn Sie also zukünftig so mit Ihren Unterlagen und Dokumenten umgehen, wird das sehr sicher positiven Einfluss auf Ihre Arbeitsproduktivität und Ihr persönliches Wohlbefinden haben. Übrigens gleichzeitig werden Sie ganz nebenbei erstaunt sein, wie groß Ihr Schreibtisch eigentlich ist…

In diesem Sinne: genießen Sie Ihre neu gewonnene Freiheit und den neuen Freiraum!

Tipp: Ein gesunder Geist wohnt in einem gesunden Körper

… sagt der Volksmund. Naja, da kann man sicher trefflich drüber streiten, aber ein kleines Fünkchen Wahrheit ist ja am Ende doch in jeder sogenannten Weisheit verborgen.

Unbestritten ist aber, dass sich Büroarbeiten effizienter und effektiver erledigen lassen, wenn der Arbeitsplatz die Arbeitsleistung nicht behindert, sondern wünschenswerterweise fördert. Und somit sind wir schnell beim Thema Arbeitsplatzergonomie.

Hier nachfolgend also Tipps, wie Sie Ihren Schreibtischarbeitsplatz gesünder und damit performanter gestalten können.

1. Klassisch I – der Schreibtischstuhl

Achten Sie darauf, dass Ihr Stuhl mehrfach verstellbar ist. Also nicht nur in der Höhe, sondern auch was die Neigung der Rückenlehne angeht, gegebenenfalls vorhandene Armlehnen, Kopfstütze oder auch die Sitztiefe. Wenn Sie dann noch einen Stuhl haben, der orthopädisch aktives Sitzen fördert (durch spezielle Wippmechaniken), beugen Sie täglichen und fortdauernden Ermüdungen und Rückenleiden effektiv vor.

2. Klassisch II – der Schreibtisch

Achten Sie auch darauf, dass nicht nur Ihr Stuhl höhenverstellbar ist, sondern auch Ihr Schreibtisch. Besonders komfortabel sind dabei Tische, die schnell und ohne großen Aufwand werkzeugfrei bis hin zur Stehtischhöhe verstellbar sind (elektrisch oder manuell per Kurbel). Auch dies schont durch simple Positionswechsel den Rücken und den gesamten Bewegungsapparat. Gleichzeitig bietet ein solcher Tisch auch die Möglichkeit, kurze Besprechungen mit Kollegen im Stehen zu absolvieren. Dies kann die Kreativität und auch die Zusammengehörigkeit fördern, sozusagen als „Stehung“ und nicht schon wieder als eine der häufigen Sitzungen.
Tipp: Bei bereits vorhandenen Rückenleiden und Vorerkrankungen beteiligen sich unter Umständen auch Arbeitgeber, Krankenkassen oder Berufsgenossenschaften an möglichen Kosten solcher Tische.

3. Der Bildschirm

Bei Ihrem Bildschirm spielen viele Faktoren wichtige Rollen, manchmal mehr, als man auf den ersten „Blick“ vermuten könnte. Ist Ihr Bildschirm strahlungsarm? Hat er eine gute Auflösung und eine adäquate Diagonale? Ist er flimmerfrei? Achten Sie darauf, dass der Bildschirm in der für Ihre Augen idealen Entfernung und Höhe platziert wird. Mir persönlich gefallen Anordnungen mit mehreren Bildschirmen. Dies erleichtert die Arbeit ungemein, wenn Sie über den ganzen Arbeitstag immer wieder eine bestimmte Software nutzen und im Blick haben müssen. Ein gutes Beispiel dafür ist die E-Mail-Anwendung. Wie hilfreich es ist, solche Programme die ganze Zeit über auf einem „freien“ Bildschirm geöffnet und jederzeit gut Zugriff darauf zu haben, merkt man erst dann, wenn man ein solches Setting einmal ausprobiert hat. Sicherlich Geschmacksache sind sogenannte Curved-Monitore. Ich war anfangs sehr skeptisch. Aber nach einem „Selbstversuch“ bin ich nun mehr als überzeugt.
Tipp: Wenn Sie sehr viel mit Textbearbeitungsprogrammen arbeiten müssen, könnte es hilfreich sein, einen Monitor zu wählen, der um 90° drehbar ist, so dass Sie ihn auch hochkant (=DIN A4) nutzen können.

4. Der „kleine Bildschirm“ – die Arbeitsplatzbrille

Sind Sie Brillenträger? Nein? Dann können Sie bei Punkt 5 weiterlesen. Ansonsten ist es möglicherweise interessant für Sie zu wissen, dass es sogenannte Bildschirmarbeitsplatzbrillen gibt. Diese Brillen unterstützen das lange und ermüdungsfreie Arbeiten an Monitoren, in dem die Gläser speziell auf die dazu erforderlichen Parameter abgestimmt sind. Schauen Sie hingegen oft von einer schriftlichen Unterlage, die vor Ihnen auf dem Schreibtisch liegt, wieder auf in Richtung Monitor und umgekehrt, könnte eine Gleitsichtbrille hilfreich für Sie und Ihre Augen sein. Sprechen Sie Ihren Augenarzt oder Optiker doch beim nächsten Besuch einfach mal auf diese Thematik an – Sie werden möglicherweise „Augen machen“, welche Möglichkeiten es hier für Sie gibt.

5. Wenn ein Licht aufgeht – Beleuchtung & Co.

Eine Faustregel besagt: Sind Sie Rechtshänder, achten Sie darauf, dass das Schreibtischlicht von links kommt (und umgekehrt). Entsprechend positionieren Sie also idealerweise Ihrer Schreibtischlampe. Von oben ist flimmerfreie Beleuchtung auch okay, solange diese nicht auf dem Monitor blendet oder sich gar darin spiegelt. Licht von hinten (also zum Beispiel ein Fenster im Rücken) ist nur dann akzeptabel, wenn es nicht zu Blendungen oder anderen Beeinträchtigungen führt. Unbedingt zu vermeiden ist jedwedes Licht „von vorne“, da dies automatisch zu Überanstrengungen Ihrer Augen führt, die permanent den Kontrast zwischen diesem Front-Licht und der Monitorhelligkeit regeln müssen.

6. Luft und Lüftchen

Ein gutes Büroklima ist wichtig – und das meint nicht nur die Stimmung zwischen den Kollegen! Denn Sauerstoff ist essenziell für den Stoffwechsel und besonders für die Gehirntätigkeit. Sorgen Sie regelmäßig für frische, unverbrauchte Luft. Morgens zu allererst einen Kaffee holen? Mittagspause? Nachmittagsspaziergang? Prima! Nutzen Sie solche Zeiten zum Durch- und Stoßlüften Ihres Büros. Denn es ist wichtig, dass Sie während einer sitzenden Schreibtischtätigkeit nicht in der Zugluft sitzen oder gar auskühlen. Ist Ihnen erstmal merklich kalt, ist das Raumklima schon viel zu lange nicht mehr optimal. Falls es mal – wie in diesem Sommer – draußen (und damit meistens auch drinnen) sehr heiß wird, regeln Sie eine Klimaanlage nicht allzu tief herunter. Und einen Ventilator richten Sie immer nur in den Raum, niemals direkt auf sich selber.

7. Der Schreibtisch hat nicht nur ein „oben“ sondern auch ein „unten“

Zum Thema „gesundes Sitzen“ und Arbeitsplatzergonomie werden vordergründig immer zuerst der Stuhl und der Tisch genannt. Beim Schreibtisch denken die meisten Personen dann in der Regel immer nur daran, was sich auf dem Tisch tut, weniger, was darunter passiert.
Zwei Tipps, die für Bewegung sorgen und damit Ermüdungen und Erkrankungen entgegenwirken können, sind eine Schreibtischfußstütze sowie eine Faszienrolle. Beide Teile sorgen auf unterschiedliche Weisen dafür, dass Sie Ihre Füße und Beine durchblutungsförderlich bewegen können. Ich habe es selbst nicht geglaubt, aber ich versichere Ihnen, dass es einen Versuch wert ist. Ich möchte es nicht mehr missen!

8. Make some nooooiiiise … not!

Es gibt Arbeiten, die wirklich Ruhe benötigen. Damit sind hier an dieser Stelle nur „Dezibel“ gemeint, nicht die innerliche Ruhe. Erhöhte Lautstärke führt zu Ablenkungen, Fehlern, Unwohlsein und zu einer schlechten Performance. Im schlimmsten Fall kann dauerhafte Lautstärke sogar krank machen. Sorgen Sie in Ihrem Arbeitsumfeld für „ruhige“ Momente. Ihr Körper und Ihre Mitmenschen – Familie, Mitarbeiter, Kollegen und auch Kunden – werden es Ihnen danken!

Zum Abschluss noch eine kleine Rechenaufgabe

Sie haben einen Schreibtisch-Job? Sie verbringen pro Tag 8 bis 10 Stunden im Büro? An 225 Tagen im Jahr? 30 Jahre lang? … Egal, wie oder was Sie jetzt mit diesen Zahlen rechnen – machen Sie sich Ihren Arbeitsplatz schön und ergonomisch und bleiben Sie gesund!

Tipp: Wie Sie Ihre Buchhaltung schlank halten

Haben Sie schon einmal von jemanden gehört, dem Buchhaltung Spaß macht? Ein eher seltenes Phänomen, wenn Sie nicht gerade Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer fragen.

Auf der anderen Seite kommt kein Unternehmer um dieses Thema herum. Auch Ein-Personen-Unternehmen, wie es die meisten unserer Kunden sind, müssen sich damit auseinandersetzen. Die meisten haben natürlich einen Steuerberater, wozu wir immer dringend raten. Dazu ist die Thematik zu komplex und im Fehlerfall auch zu teuer.

Es bleibt aber dennoch auch Aufwand im eigenen Unternehmen. Belege sind zu sammeln, optimalerweise zu ordnen und dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie Ihre Buchführung im berühmten Schuhkarton abliefern, können Sie sicher sein, dass sich Ihr Steuerberater diese unerfreuliche Arbeit gut bezahlen lässt.

Wir empfehlen eine monatliche Buchführung durch den Steuerberater. Letztlich müssen die Belege ohnehin verbucht werden, ob nun einmalig zum Jahresabschluss oder in zwölf monatlichen Blöcken. In Summe wird sich das finanziell kaum auswirken – vor allem, wenn Sie mit Ihrem Berater gut verhandeln.

Darüber hinaus ist es für jeden Unternehmer eine Kernaufgabe, die Geldströme im Blick zu behalten und so Liquidität, Umsatz und Kosten im Griff zu haben – ohne dabei Zeit zu verschwenden. Dazu haben wir Ihnen einen sinnvollen Arbeitsablauf zusammengestellt, der Ihnen hoffentlich sogar ein bisschen Freude macht. Bei uns nimmt die Buchhaltungsvorbereitung übrigens nur ca. 30 Minuten im Monat in Anspruch…

1. Zahlen Sie bargeldlos, per Lastschrift, mit wenigen Zahlungsmitteln und klar auf das Unternehmen abgegrenzt

Sie sollten darauf achten, dass Sie möglichst wenige Zahlungsmittel nutzen. Ein Geschäftskonto und eine Unternehmenskreditkarte müssen reichen, sonst müssen Sie zu viele Konten im Blick behalten. Die Zahlungen sollten klar zwischen privat und geschäftlich abgegrenzt sein, damit Sie es nur mit zwei Kontoauszügen im Monat zu tun haben und sicher sein können, dass alle Zahlungen in den Auszügen Ihr Unternehmen betreffen. Wenn Sie im Wesentlichen per Lastschrift bezahlen, sparen Sie sich wertvolle Zeit für Überweisungen.

2. Lassen Sie sich Rechnungen immer per Mail schicken und scannen Sie Belege unterwegs selbst

Sorgen sie dafür, dass alle Ihre Belege an genau einer Stelle landen! Wenn Sie meist im Büro sind, kann das ein Ablagekorb sein. Sind Sie oft unterwegs, brauchen Sie eine virtuelle Ablage. Unabhängig davon sollten Sie dafür sorgen, dass Sie alle Belege elektronisch an einem Ort vorliegen. Am einfachsten ist es, sich die Rechnungen direkt per E-Mail zuschicken zu lassen. Belege, die Sie unterwegs bekommen, scannen Sie direkt mit einer App, die Dokumente scannen kann und senden die erzeugte PDF-Datei an Ihren eigenen Posteingang. Wenn Sie wollen, können Sie dafür durchaus auch eine eigene Mailadresse einrichten. Wichtig ist, dass alle Belege gesammelt an einem Ort vorliegen.

3. Machen Sie einen Monatsabschluss – konsequent am ersten Arbeitstag

Wenn Sie die Buchhaltung liegenlassen, werden Sie ihr immer wieder hinterherlaufen! Deshalb ist Konsequenz wichtig, damit Ihr innerer Schweinehund nicht die Oberhand behält. Aber wenn Sie gut vorbereitet sind, kostet das Ganze nur wenig Zeit. Der Ablauf ist einfach: Besorgen Sie sich zuerst die Kontoauszüge. Die können Sie entweder ausdrucken oder als PDF öffnen (in dem Fall nutzen Sie das Markierungstool Ihres PDF-Programms zum „Abhaken“ der Belege).  Gehen Sie Zeile für Zeile durch und sortieren Sie die benötigten Belege aus Ihrem Postfach in der Reihenfolge auf dem Auszug. Bei elektronischer Bearbeitung können Sie den Dateinamen ändern und das Buchungsdatum auf dem Auszug an den Anfang setzen (das Format sollte JJJJMMTT sein, dann sind die Dateien automatisch richtig sortiert). Die Sammlung der Dateien oder die Papierbelege können dann zu den Auszügen sortiert werden. Im PDF markieren Sie die Buchungen, zu denen Sie Belege haben, auf Papier können Sie diese abhaken. Wenn eine Buchung offen bleibt, fällt das sofort auf und Sie können den fehlenden Beleg beschaffen. Anschließend geht das Ganze zum Steuerberater, der jetzt schnell, ohne Rückfragen und damit kostengünstig arbeiten kann.

4. Check as you go

Prüfen Sie während der Zusammenstellung der Buchführung auch inhaltlich! Wenn Ihnen Zahlungen auffallen, die überflüssig sein könnten (vor allem regelmäßige wie Abos und dergleichen), dann checken Sie das direkt und sorgen Sie dafür, dass der Vertrag gekündigt wird. So behalten Sie immer im Überblick, wofür Sie Geld ausgeben und ob das nötig ist. Einfacher können Sie keine Kosten sparen!

5. Lassen Sie sich Ihre monatliche Auswertung des Steuerberaters erklären und prüfen Sie diese monatlich

Jeder Steuerberater wird Ihnen nach Verarbeitung der Daten eine monatliche Auswertung liefern. Investieren Sie einmal die Zeit, sich diese erläutern zu lassen und lassen Sie sich erklären, welche Kennzahlen für Ihr Unternehmen wichtig sind. Letztlich handelt es sich dabei um eine Art „Blutbild“ Ihres Unternehmens. Wenn Sie die Auswertung jeden Monat einmal prüfen, sollten Sie relevante und ungesunde Abweichungen erkennen und frühzeitig gegensteuern können. Nichts ist schlimmer, als zum Beispiel ein Liquiditätsproblem erst dann zu bemerken, wenn Sie nicht mehr zahlen können – in der Regel kündigt sich eine solche Situation über Wochen und Monate an. Durch einen solchen Check könnten sicher viele Insolvenzen verhindert werden…

Add-On für Digital-Fanatiker:

Schauen Sie sich Cloud-basierte Faktura-Lösungen an – diese enthalten oft auch Module für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. So haben Sie alle Zahlungsströme in einem System und immer im Überblick. Eine Empfehlung finden Sie hier: Tool-Empfehlung: Fastbill

Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit Ihrer schlanken Buchhaltung!

Tipp: Urlaub – wenn die schönste Zeit im Jahr Stress auslöst

Urlaub? „Wie jetzt, es geht doch hier um smartes Arbeiten!“, werden Sie jetzt in einem ersten Impuls vielleicht denken. Unsere Antwort darauf: „Genau!“. Denn zu einer guten Performance im Arbeitsleben gehören neben smarten Tools und effizienten Prozessen auch ein gesunder und ausgeruhter Körper und Geist. Und genau dafür ist der Urlaub da. Erholen, ausspannen, Abwechslung erleben und Kraft tanken. So gehen die täglich neuen Herausforderungen danach wieder leichter von der Hand.

Was aber nun, wenn der Urlaub Stress mit sich bringt? „Vorfreude ist oft die schönste Freude“, sagt der Volksmund. Bei vielen Menschen jedoch ist das im Urlaubsfalle nicht immer der Fall. Es entstehen oft negative Gedanken. „Schaffe ich noch alles bis dahin?“ oder „Habe ich alles geschafft?“, „Habe ich etwas vergessen?“ bis hin zu „Ich hasse Kofferpacken!“

Kennen Sie so? Urlaub und Stress? Das sollte bitte nicht sein! Hier ein paar selbst und langjährig erprobte Tipps, wie die Erholung rundherum gelingen kann.

VOR dem Urlaub

  1. Zeitplanung

Planen Sie Ihre Zeit vor dem Urlaub gut. Unsere Empfehlung ist, nicht bis zum letzten Tag vor dem Urlaub zu arbeiten – oder gar direkt aus dem Büro ins gepackte Auto zu steigen, um erstmal Richtung Brenner oder Küste aufzubrechen. Ein, zwei Tage vor der Abreise zu Hause sein, bringt „Ruhe ins Geschehen“. Zeitung abbestellen, Nachbarn informieren, letzte Einkäufe für den Urlaub, gegebenenfalls das Auto vorbereiten – alles in Ruhe und ohne Stress! Machen Sie einen Donnerstag und Freitag vor Ihrem Urlaub frei, so ist Ihre letzte Arbeitswoche nur vergleichsweise „kurz“.

2.  Der letzte Arbeitstag vor dem Urlaub

Bei meinem ersten Arbeitgeber gab es eine Regel: „Open End beim letzten Arbeitstag vor dem Urlaub“. Was sich erstmal vielleicht komisch anhört, ist tatsächlich effektiv und bereitet durchaus ein sehr schönes und befreiendes Gefühl, wenn man alles geschafft hat und dann das Licht der Schreibtischlampe für den Urlaub ausknipst. Es galt, erst dann zu gehen, wenn wirklich alles gut für die Abwesenheit erledigt oder vorbereitet ist. Sogar wenn es bis 21:00 oder gar bis 23:00 Uhr dauern sollte, hat man gemäß Tipp 1 den nächsten Tag frei, um stressfrei ausschlafen und sich um die letzten Vorbereitungen für den Urlaub kümmern zu können. Dieses Vorgehen ist nicht nur hilfreich für die eigene Psyche („Ich habe alles geschafft, im Urlaub kann mir nichts auf die Füße fallen und wenn ich zurückkehre, werde ich keine böse Überraschung erleben“), sondern zudem auch für die Kollegen*, die im besten Falle gar nichts von Ihnen in Ihrer Abwesenheit übernehmen müssen, und wenn doch, dann eben gut vorbereitet. Somit erwarten Sie bei Ihrer Rückkehr nicht nur keine bösen Überraschungen sondern auch keine bösen Kollegen.

3. Koffer packen

Viele Menschen hassen es, Koffer zu packen. Ich auch! Tipp 1 lindert den dadurch erzeugten Stress bereits deutlich. Wenn das aber nicht ausreicht (was bei mir der Fall ist), gibt es vielleicht eine liebe Person, die das für Sie übernimmt. Falls auch das nicht möglich oder gewünscht für Sie ist – wussten Sie eigentlich, dass Koffer-pack-Seminare angeboten werden? Alle, die Kofferpacken nicht mögen … wir sind wirklich nicht alleine damit!

4. Checkliste

Vor dem Urlaub soll es möglichst nicht „drunter und drüber“ gehen – geht es manchmal aber eben doch. In solchen Fällen hilft eine Checkliste Wunder. Schreiben Sie alles auf, was vor dem Urlaub erledigt und (!) eingepackt werden muss. Damit sind nicht „Jeans und Schuhe“ gemeint, sondern wenn ein Radurlaub bevorsteht, dann z. B. „Helm und Handschuhe“. Außerdem Punkte wie Blumen gießen, Nachbarn Bescheid geben, verderbliches aus dem Kühlschrank nehmen, Wasser abdrehen, TV stromlos, Medikamente und Reiseapotheke. Verfassen Sie diese Tabelle unbedingt elektronisch. So muss sie nur einmal erstellt werden und kann für jeden nachfolgenden Urlaub wieder recycelt und ggf. weiterentwickelt werden. Ich drucke mir die Liste vor jedem Urlaub aus. Dann kann jedes Familienmitglied direkt sehen, was noch offen und zu tun ist. Blumen gegossen? Super, Haken dran! Irgendwann ist dann alles abgehakt und schon kann es losgehen in den wohlverdienten Urlaub.

WÄHREND des Urlaubs

5. Urlaubsgestaltung

Hier beurteilt natürlich jeder seinen Urlaub anders, also, wann, wie und warum er gelungen ist. Daher sind die folgenden Tipps eher als Gedankenspiele zu verstehen:

  • Auszeit gönnen und planen. Unternehmen Sie schöne Sachen, die ungewöhnlich sind und für gute Erinnerungen sorgen. Ruhig auch mal etwas Anstrengendes versuchen! Ein Erfolg dabei schafft Zufriedenheit, ein Misserfolg Motivation, es beim nächsten Versuch besser zu machen. Setzen Sie sich Ihre Ziele dabei immer realistisch! Diese Erinnerungen sorgen später dafür, dass der Urlaub noch immer positiv nachwirkt, wenn Sie schon lange wieder daheim sind.
  • Im Familienurlaub auch „Paar-Zeit“ vorsehen und für z. B. Kinderbetreuung sorgen – das gefällt nicht nur den Erwachsenen sondern ist ziemlich sicher auch für die Kinder mal ein abwechslungsreiches Abenteuer unter Gleichaltrigen!
  • Warum eigentlich nicht mal alleine verreisen und sich in dieser Zeit ausschließlich auf sich besinnen? Das stärkt nicht nur das eigene Wohlbefinden sondern tatsächlich auch die Partnerschaft, wenn man sich nach dem Urlaub wieder so richtig aufeinander freuen kann.

NACH dem Urlaub

6. Wieder ankommen

Hier gilt das gleiche, wie vor dem Urlaub. Planen Sie ausreichend Zeit ein, um wieder zu Hause „anzukommen“. Wenn Sie abends um 23:00 Uhr in Ihrer Garage nach einer 500 km-Fahrt müde aus dem Auto aussteigen oder am Flughafen noch am Kofferband warten und am nächsten Morgen bereits um 08:30 Uhr wieder fit im Office stehen müssen, ist die Erholung schneller weg, als Sie bis drei zählen können. Also: auch nach dem Urlaub noch ein bis zwei Tage freihalten, an denen Sie zu Hause alles in Ruhe erledigen können. Wählen Sie hierfür einen Montag und Dienstag, so ist Ihre erste Arbeitswoche nach dem Urlaub erholsamkeitserhaltend kurz.

7. Checkliste II

Kommen wir zum Abschluss zurück zu dem Tipp 4. Meine Checkliste hat eine „vor“- und auch eine „nach“-dem-Urlaub-Spalte. Der Ausdruck mit allen „Erledigt-Markierungen“ liegt nach der Heimkehr noch immer da – das hilft ungemein, wichtige Dinge wieder „zurückzudrehen“. So wird nichts vergessen.

 

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen und Ihren Familien einen besonders gelungenen Urlaub und eine tolle Ferienzeit. Kommen Sie gesund, erholt und stressfrei wieder nach Hause!

 

* Aus Gründen der Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen die männliche Form gewählt, es ist jedoch immer auch die weibliche Form gemeint.

Tipp: Warum Projekte nicht funktionieren

Was denken Sie, wann der Flughafen in Berlin fertig wird? Der Nutzen dieses deutschlandweit diskutierten Projektmanagement-Desasters ist, dass es als Anhaltspunkt dienen kann, welche Fehler man bei der Planung eines Projektes besser nicht macht. Natürlich verfügen wir nicht über Einblicke bei diesem spezifischen Fall, möchten aber aus unserer Erfahrung typische Weichenstellungen schildern, mit denen Projekte manchmal schon im Ansatz in Schieflage und Schwierigkeiten geraten. Bedenken Sie in diesem Zusammenhang, dass in Deutschland im Schnitt 60% aller Projekte scheitern oder zumindest nicht in der vereinbarten Zeit, der definierten Qualität und den budgetierten Kosten abgeschlossen werden.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Lektüre und der Reflexion und freuen uns natürlich, wenn wir dazu beitragen können, dass Sie Ihre Projekte im Griff behalten.

1. Top-Down-Entscheidung statt sauberes Handwerk

Öfter als man denken sollte, beginnt die Projektplanung mit der Bürde eines fest definierten Zieltermins. Jemand auf der Auftraggeberseite hat – manchmal gezwungenermaßen, manchmal ohne Not, manchmal um sich gut darzustellen – einen Termin festgelegt, ohne dass ein Projektteam existiert, eine angemessene Zeitplanung erstellt wurde und die Projektziele konkret festgeschrieben wurden.

Die Folge ist, dass der Projektmanager sofort unter dem Druck steht, diesen „vom Himmel gefallenen“ Termin zu halten und eine Projektplanung abzugeben, die realistisch betrachtet möglicherweise gar nicht einzuhalten ist. Diese Situation führt in der Folge zu den im Weiteren beschriebenen Effekten, die sich im Verlauf eines Projektes manchmal bitter in Form von Kostenexplosionen, Zeitüberschreitungen und Qualitätsmängeln rächen können (oder alles zusammen, siehe Berliner Flughafen).

Besser: Definieren Sie klar, was das Projekt leisten soll, stellen Sie ein Team zusammen und lassen Sie den Projektmanager einen Zeitplan erarbeiten. Wenn der Endtermin dann nicht in Ihren Zielkorridor passt, optimieren Sie zusammen mit dem Team den Ablauf, schauen Sie, ob Sie einzelne Ziele eventuell in eine zweite Projektphase verschieben können und prüfen Sie, ob mehr Ressourcen die Umsetzung beschleunigen können. Erst dann legen Sie den Zieltermin endgültig fest.

2. Unterschätzen von Zeitaufwänden für Projektaktivitäten

Fast standardmäßig werden in Unternehmen die Zeitaufwände in Projekten unterschätzt. Psychologisch ist das natürlich nachvollziehbar, wer will schon als Bedenkenträger dastehen. Optimismus ist sicher eine gute Eigenschaft, hat aber in der Projektplanung nichts zu suchen. Je wichtiger die Termineinhaltung ist, desto konservativer muss die Abschätzung der benötigten Aufwände sein. Hilfreich kann es auch sein, eine Betrachtung des Best Case, des Worst Case und des Real Case vorzunehmen. Damit kann sichergestellt werden, dass man nicht zu blauäugig in das Projekt zu starten.

Und machen Sie sich nichts vor: Kein Projekt läuft wie geplant. Wenn Sie dann keine Pufferzeiten eingeplant haben, werden Sie mit ziemlicher Sicherheit Ihren Zieltermin reißen.

Besser: Schätzen Sie realistisch (nicht fatalistisch) die Aufwände und planen Sie Pufferzeiten ein (nicht für jede Aktivität, aber für die kritischen Tasks und noch einen Gesamtpuffer für das ganze Projekt).

3. Überschätzen von Ressourcenverfügbarkeiten

Noch eine psychologische Falle: Meist wird stillschweigend davon ausgegangen, dass die Projektmitarbeiter die ihnen zugeordneten Aufgaben unabhängig von deren Ausmaß zeitgerecht bearbeiten können. Wie unrealistisch das ist, sollte eigentlich jedem klar sein. Ressourcen stehen niemals komplett zur Verfügung, sie haben immer weitere Aufgaben, die mit den Projekttätigkeiten koordiniert werden müssen (Wer hätte sie sonst eingestellt, wenn sie nur auf neue Projekte warten und sonst Daumen drehen?), sind auch mal krank oder im Urlaub. Natürlich kann man hier mit weiteren Ressourcenzuordnungen gegenwirken, aber das funktioniert nur in bestimmten Grenzen. Oder glauben Sie, dass neun Frauen zusammen ein Kind in einem Monat „liefern“ können?

Besser: Kalkulieren Sie die Ressourcenverfügbarkeit höchstens mit 50-60% – und das kann bereits völlig unrealistisch sein, abhängig von der spezifischen Arbeitslast in Ihrer Organisation. Das wird die Projektlaufzeit natürlich verlängern, wird Ihnen aber ersparen zu erklären, warum das Projekt nicht rechtzeitig fertig geworden ist und eventuell irgendwann auch, warum es eine so hohe Fluktuation bei den Mitarbeitern gibt, wenn diese Arbeitslast dauerhaft besteht.

4. Fehlende Einbindung von Dienstleistern und Lieferanten

Ebenso wie interne Ressourcen braucht fast jedes Projekt auch externe Ressourcen. Oft werden diese aber viel zu spät eingebunden und deren Aktivitäten ohne den notwendigen Input hinsichtlich Zeit, Kosten und spezifischer Kompetenz geplant. Grundsätzlich hat das ähnliche Folgen wie bei internen Mitarbeitern. Letztere können Sie allerdings im Zweifel von anderen Themen abziehen und in einer ad-hoc-Aktion dem Projekt zuordnen. Das dürfte Ihnen bei externen Dienstleistern deutlich schwerer fallen, denn diese planen Ihr Projekt in deren Zeit- und Ressourcenplan ein und werden sicher nicht unbegrenzte Überkapazitäten vorhalten können, auf die Sie im Problemfall zugreifen können. Deshalb sollten Sie Ihre Dienstleister über das gesamte Projekt auf dem Laufenden halten (auch bei Zeitverschiebungen). Die meisten Dienstleister honorieren diese Wertschätzung, indem sie Ihnen bei unvorhergesehenen Situationen unbürokratisch helfen.

Zusätzlich ist der Dienstleister in der Regel nicht nur eine Ressource, sondern auch ein Kompetenzträger, der Sie an den Stellen im Projekt unterstützt, wo Ihnen die Kompetenz fehlt. Wenn Sie diese Kompetenz nicht schon in der Planungsphase nutzen, laufen Sie Gefahr, im Projekt relevante Tasks zu vergessen oder zumindest die Aufwände falsch einzuschätzen.

Besser: Sprechen Sie frühzeitig mit Ihren externen Ressourcen, nutzen sie deren Erfahrung und Kompetenz bei der Planung und informieren Sie diese über Änderungen im Zeitplan, damit auch dort die Planung angepasst werden kann und die Ressourcen Ihnen dann zur Verfügung stehen, wenn Sie sie brauchen.

5. „Politischer“ Druck auf die Kostenabschätzung

Nicht nur auf den Zieltermin herrscht oft ein massiver Druck, auch die Kostenseite wird häufig „politisch“ (oder firmenpolitisch) bestimmt. Das führt dann häufig dazu, dass sich im Projektverlauf eine Kostenexplosion zeigt, man aber aus der Nummer nicht mehr herauskommt, weil man schon so viel Geld ausgegeben hat, dass die Einstellung des Projekts teurer würde als die Fortführung. Man wirft also zwangsläufig der schlechten Investition weiteres gutes Geld hinterher. Erinnern Sie sich noch an „Stuttgart 21“? Da konnten Sie diesen Prozess live am Fernseher verfolgen (Schlichtungsverfahren von Heiner Geissler mit der Deutschen Bahn und den Gegnern des Bahnhofsneubaus).

Besser: Verkaufen Sie Ihre Stakeholder nicht für dumm! Kalkulieren Sie die Kosten ebenso wie die Zeiten in Punkt 2 dieser Liste und konzentrieren Sie sich darauf, immer den Nutzen zu argumentieren. Denn wenn Sie das nicht zu Beginn tun, werden Sie später von dne Stakeholdern dazu gezwungen – unter erheblich konfrontativeren Vorzeichen.

 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren Projekten und drücken Ihnen die Daumen, dass Sie vor allem in der Planungsphase sicher navigieren! In der Durchführung holen Sie diese Zeit meist mehrfach wieder herein!