E-Mails sind vermutlich das leidigste Thema seit der Erfindung des Internets: Inzwischen hat die Flut der elektronischen Nachrichten für die meisten Angestellten und vor allem für Führungskräfte ein Ausmaß angenommen, das kaum mehr beherrschbar ist. In der Folge ist rund um diese Kommunikationsform ein ganzer Markt für Trainings, Software und Ratgeber entstanden. Das Thema hat sogar Eingang in die Pop-Kultur gefunden („… noch 148 Mails checken …“).

Aus diesem Grund möchten auch wir unsere Erfahrungen mit der Bearbeitung von E-Mails gerne weitergeben – in der Hoffnung, dass sie einen Nutzen stiften. Dies ist unsere Sammlung von Tipps rund um die E-Mail-Kommunikation:

1. Keine E-Mail ist besser!

Am besten ist die E-Mail, die Sie nicht bekommen. Reduzieren Sie radikal alle Newsletter, Benachrichtigungen von Cloud-Software, Apps und dergleichen auf das absolut Notwendige. Selbst wenn Sie eine Mail ungelesen löschen, hat sie Ihre Aufmerksamkeit von dem abgelenkt, was Sie gerade tun. Also: nicht relevante Newsletter abbestellen und in den Einstellungen Ihrer Tools die Benachrichtigungen so reduzieren, dass Sie nur noch die Informationen bekommen, die Sie wirklich benötigen.

Außerdem sollten Sie auch darauf verzichten, E-Mails „zur Vorsicht“ an endlose Verteiler zu senden und Unbeteiligte in cc: zu setzen. Auch wenn das in großen Unternehmen ein Volkssport geworden ist, mit dem man sich abzusichern versucht („Ich habe Sie doch in cc: gesetzt…“), führt das eben nicht zu mehr Effizienz, sondern dazu, dass Mails aufgrund der Menge nicht mehr konzentriert bearbeitet werden können.

2. Nicht unterbrechen lassen!

Um Ihre Aufmerksamkeit besser zu fokussieren und sich nicht unterbrechen zu lassen, können Sie Ihr Mailprogramm so konfigurieren, dass Sie keine Benachrichtigungen bei neuen E-Mails erhalten. Stattdessen entscheiden Sie, in welchem Rhythmus Sie Ihre Mails lesen wollen. Das hängt natürlich von Ihrem Geschäftsmodell ab – für manche reichen zwei E-Mail-Timeslots am Tag, andere müssen die Mails regelmäßiger checken. Auf keinen Fall sollten Sie sich aber von jeder eingegangenen E-Mail ablenken lassen.

3. Kommunikationskanäle reduzieren!

Dieser Tipp bezieht sich nicht explizit auf E-Mails, sondern auf die ganze Bandbreite von Kommunikationsmöglichkeiten: Whatsapp, Telefon, Facebook, Xing, Linkedin… Wenn Sie auf allen Plattformen präsent sein wollen, reduzieren Sie dennoch die Kanäle, über die Sie relevante Informationen austauschen. Ansonsten suchen Sie später auf fünf verschiedenen Plattformen, wo Sie denn jetzt die Terminvereinbarung mit Frau XY getroffen hatten…

4. Vollständig kommunizieren!

In Zeiten der Chat-Kommunikation sind auch E-Mails vielfach zu einer Art Betreffzeilen-Ping-Pong verkommen. Letztlich kostet das aber vor allem unglaublich viel Zeit, weil Sie sich die später benötigten Informationen mühsam aus einem kilometerlangen Thread heraussuchen und jede Mail einzeln lesen müssen. Aus unserer Erfahrung ergibt es Sinn, bei der Beantwortung von Mails diszipliniert vorzugehen. Auch wenn die Versuchung groß ist, einfach kurz zu antworten, um den Vorgang wieder auf den Schreibtisch des Gesprächspartners zu schaufeln, bringt das für beide Seiten keinen Vorteil – eine klassische Lose-Lose-Situation. Deshalb: Nicht „mal kurz zwischendurch“ antworten – nehmen Sie sich Zeit für die Kommunikation, denn diese Wertschätzung hat Ihr Gesprächspartner verdient. Versetzen Sie sich in dessen Lage und geben Sie alle Informationen weiter, die dieser vermutlich benötigt, um das Thema eigenständig abzuschließen. Die eine Minute, die Sie das kostet, holen Sie leicht wieder herein, weil Sie keine Rückfragen bekommen.

5. Fasse Dich kurz!

Dieser Punkt klingt erst einmal widersprüchlich zum letzten Punkt. Aber vollständig heißt nicht langatmig. Schreiben Sie durchaus in Stichpunkten, wenn das sinnvoll ist. Bleiben Sie beim Thema. Beantworten Sie keine Fragen, die nicht gestellt wurden und die für die Bearbeitung nicht relevant sind. Sehen Sie – es geht auch kurz!

6. Keine Themen vermischen!

Wenn Sie zwei Themen haben, schreiben Sie besser zwei Mails. Viele Gesprächspartner lesen heute nicht mehr so konzentriert und vergessen dann, auf das zweite Thema einzugehen. Folge: Sie müssten ohnehin nochmal hinterherschreiben, um auf das zweite Thema hinzuweisen. Sinnvollerweise benutzen Sie in der Betreffzeile eine „sprechende“ Formulierung, die das Thema auf den ersten Blick klar macht. Dieses Vorgehen hilft Ihnen außerdem bei der Terminierung und Ablage.

7. Bitte bestätigen!

Oft entsteht Irritation, wenn E-Mails nicht beantwortet werden. Hat der Gesprächspartner die E-Mail erhalten? Kümmert er sich darum? Besteht Einigkeit über die Absprachen? Hier können Sie sich kurz fassen, ein Satz zur Bestätigung reicht völlig aus. Das erspart dem Gegenüber aber die Nachfrage – und damit Ihnen eine weitere Mail, mit der Sie sich befassen müssten.

8. Den Posteingang smart nutzen!

Jetzt wird es fast schon religiös! Über die richtige Benutzung des Posteingangs streiten unterschiedliche Ideologie-Vertreter (Zero-Inbox, alle Mails im Posteingang) seit Jahren. Aus unserer Sicht muss jeder seinen eigenen Weg damit finden. Einen Vorschlag haben wir trotzdem: Wir nutzen den Posteingang als Todo-Liste. Zunächst werden alle unerwünschten E-Mails, die sich trotz aller Mailvermeidung in die Inbox durchgekämpft haben, mit einem entschlossenen Hieb auf die „Entf“-Taste beseitigt.  Alle abgeschlossenen Kommunikationen oder diejenigen, die kein Todo für Sie enthalten, werden abgelegt – wie wir das machen, folgt im nächsten Punkt. Jetzt haben Sie nur noch die E-Mails im Posteingang, die eine Bearbeitung von Ihnen erfordern. Konfigurieren Sie den Posteingang so, dass Sie die Mails in der Thread-Ansicht sehen, dadurch hat jedes Thema nur einen Eintrag und Sie sehen alle vorangegangen Kommunikationen auf einen Blick. Dann gehen Sie so vor, wie in den Punkten 1 -7 erwähnt.

9. Der Terminator…

Manche E-Mails können Sie nicht abschließend bearbeiten, weil Sie eine Rückmeldung benötigen. Manche sind auch noch nicht aktuell. Zum Management Ihrer Wiedervorlage können Sie zum Beispiel die Todoist-Integrationen für Outlook oder Gmail nutzen. Mehr dazu lesen Sie in unserer Tool-Empfehlung. Damit setzen Sie für jede zu terminierende Mail mit nur einem Klick eine Wiedervorlage in Todoist. Ein Klick auf diesen Todoist-Eintrag öffnet dann die entsprechende Kommunikation wieder – sogar, wenn Sie diese bereit abgelegt hatten.

10. Und jetzt bitte ablegen…

Der letzte Punkt: die Ablage von E-Mails. Auch hier muss letztlich jeder seinen persönlichen Weg finden. Wir vertreten die Auffassung, dass auf jeden Fall eine Form von Ablage nötig ist, denn sonst funktioniert der Posteingang als Todo-Liste (siehe oben) natürlich nicht. Irgendwohin müssen Sie die Mails ja verschieben. Für unser eigenes Unternehmen haben wir dazu eine sehr straffe Ordner-Hierarchie mit höchstens drei Hierarchie-Ebenen und groben Funktionsbereichen (Controlling, Sales, IT, …). Für unsere Kunden, bei denen wir als Backoffice auch eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet haben, gehen wir noch restriktiver vor: Alle geschriebenen E-Mails landen automatisch im Gesendet-Ordner, die abschließend bearbeiteten E-Mails landen mittels „Entf“-Taste im Gelöscht-Ordner des jeweiligen Kunden-Postfaches. Auf diese Weise finden wir bei Bedarf mit der Suchfunktion des Mailprogramms in einem der beiden Ordner innerhalb von Sekunden die gesuchte E-Mail wieder.

Wir hoffen, unsere Tipps sind hilfreich für Sie und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Eindämmung Ihrer persönlichen E-Mail-Flut!