Tool-Empfehlung: Airtable

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Viele Cloud-Werkzeuge sind inzwischen so bekannt, dass wir sie hier nicht mehr vorstellen müssen: von Trello und ähnlichen Tools haben die meisten bereits gehört. Solche Systeme erneut zu empfehlen, wäre eine Verschwendung Ihrer Zeit und deshalb nicht smart.

Deshalb fokussieren wir uns auf Werkzeuge, die noch nicht so bekannt sind und stellen heute Airtable vor.  Letztlich handelt es sich dabei um eine hybride Lösung zwischen einer Excel-Tabelle und einer Datenbank. Vielleicht kennen Sie das: Excel bietet nicht genug Funktionaliät (z. B. Bearbeitung durch mehrere parallele Benutzer, unterschiedliche Ansichten für unterschiedliche Nutzer usw.) und eine Datenbank ist zu kompliziert und schwerfällig in der Bedienung. In solchen Fällen könnte Airtable die richtige Lösung sein.

Die Grundansicht von Airtable ist sehr ähnlich wie eine Tabellenkalkulation und man kann bekannte Excel-Funktionalitäten wie Kopieren von Zellen, Duplizieren von ganzen Zeilen bzw. Datensätzen und das Unten-Ausfüllen in Spalten nutzen. Gleichzeitig speichert Airtable die Daten aber mehr im Sinne einer Datenbank, sodaß Filter, Ansichten, Verknüpfungen zwischen Tabellen usw. deutlich einfacher realisert werden können als in Excel, wo es dazu schon ein erweitertes Wissen braucht. Außerdem können auch Dateien in die Tabelle hochgeladen werden, was in Excel nicht unterstützt wird. Außerdem können beliebig viele „Snapshots“, also Sicherungen der Datenbank gemacht werden, die aber in der kostenfreien Variante nach 14 Tagen wieder verfallen.

Der große Vorteil ist, dass Airtable mit mehreren Nutzen gleichzeitig genutzt werden kann, ohne dass es zu Dateninkonsistenzen kommt, wie das bei Excel in solchen Fällen passieren kann. Gut ist ebenfalls, dass der kostenfreie Account bereits unbegrenzt viele Datenbanken beinhaltet, die allerdings auf 1200 Datensätze pro Dankenbank und 2 GB Speicherplatz begrenzt sind. Natürlich gibt es kostenpflichtige Tarife, die diese Grenzen erweitern.

Wir finden, es lohnt sich, sich diese Lösung für die vielen kleinen Anwendungsfälle aus dem Alltag anzusehen und wünschen viel Spaß beim Ausprobieren!

http://airtable.com/

Tool-Empfehlung: Privaten Einkauf organisieren

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Ja, Sie haben Recht! Normalerweise kümmern wir uns hier um smartes Arbeiten im Geschäftsleben. Aber dort hört Effizienz natürlich nicht auf – denn wofür wollen wir denn effizient sein? Damit wir Zeit für die wichtigeren Dinge im Leben haben!

Wenn bei Ihnen der Haushalt nicht ganz traditionell aufgeteilt ist, haben Sie sich sicher schon öfter darüber geärgert, dass private Qualitätszeit durch so banale Absprachen wie die Einkaufsliste verschwendet wird. Das ging mir auch so und so bin ich auf Bring! gestoßen.

Diese App ist für alle Plattformen verfügbar und organisiert sehr smart Ihren Einkauf – und macht darüber hinaus auch nichts anderes, was die App unhandlich werden ließe. Sie ist kurzerhand installiert und ein Account eingerichtet, dann legen Sie eine oder mehrere Einkaufslisten an. Dazu können Sie anschließend per E-Mail andere Personen einladen. Fertig!

Das Gute ist, dass der ganze Katalog mit Lebensmitteln bereits hinterlegt ist, aber jederzeit von Ihnen individuell erweitert werden kann. Zu jedem Artikel können in einem Zusatzfeld Mengen und spezifische Informationen hinterlegt werden. Große Symbole machen das Erkennen leichter, sodass Sie die App im Laden trotz voller Hände leicht bedienen können.

Ihren Mitbewohnern können Sie über genau drei Nachrichten senden: „Ich gehe einkaufen“ (Letzte Chance für Änderungen), „Liste geändert“ (Bitte prüfen) und „Einkauf erledigt“. Damit ist nach meiner Erfahrung die komplette „Einkaufskommunikation“ abgedeckt. Natürlich geht das auch offline, indem man morgens ankündigt, dass man abends einkaufen wird. Im Laufe des Tages kann dann die Liste ergänzt werden.

Eine weitere nützliche Funktion sind die „Inspirationen“. Hier werden Rezepte vorgeschlagen, die Sie komplett in Ihre Einkaufsliste übernehmen können. Ich habe mir einen Wocheneinkauf angelegt, damit ich die regelmäßigen Artikel nicht immer wieder neu aus dem Gesamtkatalog suchen muss. Das macht die Sache noch schneller in der Bedienung…

Probieren Sie es aus:

http://www.getbring.com

Tool-Empfehlung: Rund ums Präsentieren

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Speziell als Trainer, aber auch in den meisten administrativen Berufen nehmen Präsentationen einen mehr oder weniger großen Teil des Arbeitsalltags ein.

Deshalb stellen wir Ihnen heute gleich zwei Tools vor, die Ihnen bei Präsentationen helfen sollen – eines bei der Vorbereitung und eines bei der Durchführung:

Wenn Redner ihre Präsentation mit Bildern aussagekräftiger machen wollen, kommen oft Bilddatenbanken ins Spiel: Die Marktführer müssen wir hier nicht nennen, die Namen sind geläufig. Was viele nicht wissen: Es gibt auch Bilddatenbanken, wo Fotografen ihre Bilder mit einer Creative Commons Lizenz zur freien Benutzung zur Verfügung stellen. In der Vergangenheit war die Qualität der Fotos in diesen Datenbanken fragwürdig, aber inzwischen gibt es wirklich sehr gute Fotos, die frei erhältlich sind und bei denen Sie nicht einmal die Quelle angeben müssen.Viel Spaß beim Stöbern:

http://pixabay.com

 

Nachdem Ihre Präsentation nun schon eine professionelle Wirkung hat, sollten Sie als Präsentator dem natürlich in nichts nachstehen. Besonders wenn Sie die positive Angewohnheit haben, beim Vortragen nicht statisch neben Ihrem Laptop zu stehen, sondern die Größe Ihrer „Bühne“ dynamisch zu nutzen, ist das folgende Tool vielleicht interessant für Sie. Mit Unified Remote installieren Sie sich eine App auf dem Smartphone, mit der Sie per „Fernsteuerung“ durch Ihre Präsentation blättern können, ohne mit Ihrem Laptop zu hantieren. Die Verbindung wird über das WLAN oder eine Bluetooth-Verbindung hergestellt und automatisch erkannt, wenn Sie die App und das kleine Programm auf Ihrem Laptop gestartet haben.

Eine nette Ergänzung: Neben der Steuerung von Präsentationen erhalten Sie weitere Fernsteuerungen, mit denen Sie weitere Programme bedienen können. In der freien Version sind zum Beispiel enthalten: Slide Show, Windows Media Player, VLC, Basic Mouse Input, etc. Darüber hinaus können in der Bezahlversion spezifischere Fernbedienungen installiert werden: Powerpoint, diverse Browser, iTunes, Netflix, Spotify, etc. Probieren Sie es doch einfach mal aus:

http://www.unifiedremote.com

Tool-Empfehlung: Rund ums Auto

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Dieses Mal geht es in unserer Tool-Empfehlung um das Thema Autofahren beziehungsweise wie Sie die Abrechnung in Ihrem Unternehmen effizient gestalten.

Dafür haben wir gleich mehrere Tools für Sie zusammengestellt: An erster Stelle ein Tool zur Erstellung eines automatischen Fahrenbuchs, denn niemand sollte heute noch manuell Kilometer dokumentieren müssen. Die Smartphone-App MyLog Fahrtenbuch gibt es im Moment leider nur für Android, sie dokumentiert aber schon in der Gratis-Variante per GPS alle Fahrten inklusive einer automatischen Aufschlüsselung des Start- und Zielpunktes.  Die Fahrten können leicht kategorisiert und am Monatsende als PDF-Export ausgewertet werden. In der bezahlten Variante gibt es zusätzlich eine manuelle Erfassung, falls man einmal vergessen hat, die App zu starten. Es wird aber auch Bluetooth unterstützt, sodass die App automatisch startet, wenn sich das Smartphone mit dem Auto-Bluetooth verbindet.

Hier finden Sie die App in Google Play:

http://play.google.com/store/apps/details?id=sk.i2m.mylog&hl=de

 

Ein weiteres nützliches System hilft Ihnen beim Parken. In den meisten Städten gibt es inzwischen Zonen für Handy-Parken, sodass Sie auf Münzgeld für den Parkscheinautomaten verzichten können. Wir empfehlen hier Easypark, weil es nach unserer Recherche die größte Abdeckung in deutschland und auch im Ausland besitzt. Auch hier läuft alles über das Smartphone, Sie laden die App herunter, legen Ihr Fahrzeug an, erfassen Ihre Zahlungsdaten und schon kann es losgehen. Die App findet die Parkzone (oder Sie geben diese manuell ein), Sie starten den Parkvorgang, indem sie eine Parkzeit einstellen. Per Push-Nachricht werden Sie informiert, wenn die Parkzeit in Kürze abläuft und können diese bequem verlängern. Sobald Sie den Parkplatz verlassen, stoppen Sie den vorgang und bezahlen nur die tatsächliche Zeit – also viel besser als beim Parkschein, wo bezahlte Zeit verfällt. Die Rechnung erhalten Sie bequem per Mail.

Weitere Informationen zu Easypark finden Sie hier:

http://easypark.de/de

Tool-Empfehlung: Globafy

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Die Nutzung von Telefonkonferenzen hat sich in den letzten Jahren deutlich verstärkt, heute gehören sie zum allgemeinen Kommunikationsstandard. Besonders als Trainer sind Sie sicher regelmäßig damit konfrontiert. Allerdings ist der Markt äußerst unübersichtlich, in der Regel muss man sich mindestens registrieren, manchmal muss man auch Meetings zuvor anmelden. Da wir solche Termine regelmäßig für unsere Kunden organisieren, haben wir uns auf die Suche nach einem Dienstleister gemacht, der

  • eine besonders einfache Vorbereitung ermöglich (keine Registrierung, keine Kosten, keine Meetinganmeldung)
  • möglichst weltweite Einwahlen zur Verfügung stellt (für lokale Einwahl für die Teilnehmer, auch wenn sie im Ausland sind)
  • eine gute Gesprächsqualität bietet
  • eine ausreichende Anzahl von Teilnehmern zulässt.

Das haben wir bei Globafy gefunden. Hier muss man lediglich einen 8-stelligen PIN-Code für die Konferenz festlegen. Über diesen Code werden die Teilnehmer weltweit zusammengeschaltet, unabhängig von der Einwahlnummer des Landes, in dem sie sich aufhalten. Es ist keine Registrierung nötig, der Anbieter kennt keinerlei Kontaktdaten der Teilnehmer außer der Nummer, von der die Einwahl erfolgt. Es sind maximal 100 Teilnehmer möglich.

Was man allerdings wissen muss:

  1. Da der Anbieter die Codes nicht selbst vergibt, sondern die Veranstalter diese festlegen, kann man sich mit jedem Code einwählen. Wer sich also vertippt, landet irgendwo in einem Konferenzraum und wird dort alleinbleiben, weil die anderen Teilnehmer mit dem richtigen PIN-Code in einem anderen Raum sind.
  2. So unwahrscheinlich es ist, könnten zufällig zwei Veranstalter den gleichen PIN-Code für eine zeitgleich stattfindende Konferenz festgelegt haben, auch das steuert der Anbieter nicht. In diesem unwahrscheinlichen Fall wären dann Teilnehmer von zwei Meetings in einem Raum. Aber bei 100 Millionen unterschiedlichen Codes sicher zu vernachlässigen…

Viel Spaß beim Konferieren, hier finden Sie die nötigen Informationen und die Ländereinwahlen:

http://globafy.com/audio-conference-global-simple-free-2/

http://globafy.com/free-conference-call/