Tool-Empfehlung: Fastbill

Veröffentlicht am von Training.Services

Wenn wir einen neuen Kunden für unsere Dienstleistung gewinnen, treffen wir häufig auf gewachsene Strukturen in der Organisation. In unserer Rolle als Dienstleister verstehen wir uns auch immer als Berater im Dienste der Effizienz unserer Kunden und erkennen aus langer Erfahrung schnell die Optimierungspotenziale in den Geschäftsprozessen.

Ein Thema, das uns regelmäßig begegnet, ist die von vielen Trainern und Beratern ungeliebte (aber natürlich unabdingbare) Rechnungstellung an deren Kunden. Vielfach werden die Rechnungen mit Microsoft Office Produkten wie Excel oder Word geschrieben, wobei die Erzeugnisse ebenso häufig nicht den Anforderungen an eine steuerlich korrekte Rechnung entsprechen. Darüber hinaus ist es mit diesen Dokumenten aufwändig, eine Offene-Posten-Liste zu führen bzw. die korrekten Informationen für die Umsatzsteuervoranmeldung zu generieren.

Wir empfehlen daher unseren Kunden die Nutzung einer Cloud-basierten Faktura-Lösung. Gute Erfahrungen haben wir dabei mit Fastbill gemacht. Es verfügt über eine Möglichkeit, Rechnungsformulare in der gewünschten Corpotate Identity zu erstellen, Rechnungen per PDF zu versenden oder aber auch durch den Anbieter drucken und postalisch versenden zu lassen. Dabei werden Rechnungsnummern automatisch und steuerlich korrekt vergeben, sodass Sie sich nicht um diese Details kümmern müssen.

Zahlungseingänge sind leicht gepflegt, die Informationen für den Steuerberater können diesem als Monatsreport zugänglich gemacht werden, auch Eingangsrechnungen können im System hochgeladen, archiviert und ausgewertet werden. Außerdem kann eine Artikel-Datenbank gepflegt werden, mit der die Rechnungserstellung noch schneller und komfortabler möglich ist. Über das Dashboard der Software haben Sie jederzeit einen Überblick über Ihre offenen Rechnungen, die Umsätze (und gegebenenfalls die Aufwendungen, wenn Sie diese Funktion nutzen) und Ihre Top-Kunden.

Mehr herausfinden: http://fastbill.com/

Tool-Empfehlung: Toggl

Veröffentlicht am von Training.Services

Früher war in der Regel Geld der begrenzende Faktor im Geschäftsleben – heute können wir ziemlich sicher sagen, dass der Faktor Zeit dem Faktor Geld den Rang abgelaufen hat.

Aber wie gehen Sie mit Ihrer Zeit um? Wissen Sie überhaupt, wieviel Zeit Sie für welche Aufgaben investieren? Hinzu kommt, dass unsere Kunden – und wir selbst ebenso – die Dienstleistung über den Faktor Zeit in Rechnung stellen. Deshalb war es für uns extrem wichtig, ein Tool zu haben, mit dem wir sehr einfach, schnell und verlässlich die geleisteten Zeiten dokumentieren können. Deshalb läuft die Toggl-Software auf unseren Rechnern den ganzen Tag und wir wechseln bei neuen Aufgaben das Kundenprojekt, um am Monatsende sekundengenau unseren Service abrechnen zu können.

Unsere Kunden, die als Trainer, Berater, Coaches und Speaker viel bei Kunden unterwegs sind, haben häufig einen ähnlichen Bedarf: Auch sie müssen gegenüber ihren Kunden in Zeitenheiten abrechnen. Solange dies in Einheiten von ganzen Tagen erfolgt, spricht nichts gegen eine Dokumentation im elektronischen Kalender. Aber der Trend geht besonders im Coaching-Bereich zu kleineren Zeiteinheiten. Hier empfehlen wir Toggl aus Überzeugung.

In dem web-basierten System können Workspaces angelegt werden (und man kann in mehreren davon parallel angemeldet sein), in denen die jeweiligen Kunden und Projekte definiert werden. Für bis zu fünf Mitarbeiter pro Workspace ist Toggl sogar kostenfrei verfügbar. Das Tracking der Zeiten erfolgt über eine Vielzahl von Apps und Integrationen, sei es die Desktop-App für Windows, Mobile Apps für Andoid und iPhone, Browser-Integrationen für Chrome und Firefox oder auch Tool-Integrationen wie zum Beispiel für Todoist.

So kann jeder nach eigener Präferenz seine Zeiten dokumentieren und in beliebigem Rhythmus auswerten – entweder für die externe Abrechnung von Leistungen, oder aber um den Überblick zu behalten, in welche Tätigkeiten die eigene Arbeitszeit investiert wird.

Denn Sie wissen ja: Zeit ist Geld!

Mehr herausfinden: http://toggl.com/

Tool-Empfehlung: Todoist

Veröffentlicht am von Training.Services

Effizienz fängt beim Erledigen von Todos an: Jeder von uns schleppt jeden Tag einen Berg von Aufgaben mit sich herum, die zu irgendeinem Datum erledigt werden sollen – oder müssen. Und jeder hat seinen eigenen Umgang damit – merken, aufschreiben, sich selbst E-Mails schreiben…

Wichtig ist aus unserer Erfahrung, Todos „aus dem Kopf“ zu bekommen, sonst gehen sie entweder verloren oder blockieren die konzentrierte Arbeit, weil sie uns zum falschen Zeitpunkt in den Sinn kommen. Also aufschreiben – aber eine Zettelsammlung ist auch nicht der Weisheit letzter Schluss: Zettel lassen sich schlecht transportieren, sortieren und langfristig terminieren.

Deshalb empfehlen (und benutzen) wir Todoist. Das Tool ist webbasiert und bringt Integrationen für etliche Plattformen mit: Apps für Android und iOS, Plugins für diverse Browser, Desktop-Versionen für Windows und Mac. So haben Sie Ihre Todo-Liste immer dabei, können Dinge von unterwegs erledigen oder Dinge aufschreiben, damit Sie sie gleich wieder vergessen können. Das schafft Platz im Kopf.

Am besten gefällt uns die Mail-Integration für Outlook (auch für Gmail verfügbar). Mit einem Klick wird aus einer Mail ein Todo, das sich terminieren lässt. Ein Klick auf das Todo und die Mail wird geöffnet – selbst wenn sie nicht mehr im ursprünglichen Ordner ist. Außerdem können Sie Projekte definieren und andere Personen dazu einladen – so bearbeiten Sie ein Projekt zusammen und können Aufgaben zuweisen und Kommentare hinzufügen.

Mehr herausfinden: http://de.todoist.com/