Blog: Efficiency@Work

Efficiency@Work – Smart arbeiten

Effizienz ist unser Geschäft!

Das ist ein wesentlicher Teil von dem, was wir für unsere Kunden tun, aber auch das Prinzip, nach dem wir selbst arbeiten.

Unsere Erfahrungen mit Effizienz – und Effektivität – wollen wir in diesem Blog teilen und Ihnen damit Anregungen für smartes Arbeiten geben.

Wir empfehlen Tools, mit denen wir selbst arbeiten und die wir nützlich finden (ohne dafür Geld zu bekommen), teilen Artikel, die wir interessant und lesenswert finden, geben Tipps aus unserem Methodenbaukasten und möchten Sie mit manchmal provokanten Zitaten zum reflektieren einladen.

Zeitgewinn ist unser Ziel!

Effizienz ist aber nur das Mittel zum Zweck, kein Wert an sich. Denn das Relevanteste ist,  was wir mit der gewonnenen Zeit anfangen – erst dann wird daraus ein wert(e)voller Zeitgewinn!

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Tipp: Wo ist mein Dokument geblieben?

Früher war alles schlechter! Sie wundern sich jetzt vielleicht – normalerweise wird ja das Gegenteil unterstellt. Aber wenn Sie vor einem gewissen Jahrgang geboren wurden und irgendwann in einem Unternehmen gearbeitet haben, dann können Sie sich vielleicht noch an die verstaubten Kellergewölbe, die riesigen Archive, Rollregalsysteme und Aktenstapel erinnern. Tonnenweise zu Papier verarbeitete Wälder, die dann irgendwann vielleicht aus Platzgründen zu noch schwerer zu durchsuchenden Microfiches verarbeitet wurden.

Wenn Sie jetzt nicht mehr folgen können – freuen Sie sich: Sie sind spät genug geboren, um dieses dunkle Kapitel mit Horden von Azubis nicht mehr erlebt zu haben, die Tage in den verstaubten Archiven zubrachten und manchmal vielleicht auch einfach nicht mehr auftauchten…

Aber ein Thema ist trotzdem geblieben und vielleicht sogar noch drängender geworden: „Wie lege ich meine Dokumente ab, damit ich sie irgendwann auch noch wiederfinde?“ Natürlich gibt es auch heute noch Papier, aber man kann wohl sagen, dass der überwiegende Teil unserer Informationen inzwischen elektronisch gespeichert wird. Und ein jeder hat damit zu tun und muss sich überlegen, wie die eigene Ordnerstruktur wohl am sinnvollsten ist.

Dazu wollen wir heute unsere Erfahrungen mit den folgenden Punkten mit Ihnen teilen.

1. „One size fits all“ ist eine Illusion

Wenn Sie glauben, dass es „das eine“ perfekte Ablagesystem gibt, müssen wir Sie enttäuschen, denn das hängt zu sehr von Ihrem Dokumentenaufkommen ab. Die gute Nachricht ist, dass es doch ein paar Leitlinien gibt, die für die meisten Bedarfe passen.

2. Bleiben Sie bei einem System

Aus unserer Sicht ist es sinnvoll, eine generelle Datenstruktur zu entwickeln, die Ihre Daten grundlegend sortiert – und diese dann für alle genutzten Systeme identisch zu übernehmen: Für Ihre Ordnerstruktur auf dem Rechner, im Mailprogramm, im Cloud-Speicher usw. Damit müssen Sie sich nicht bei jedem System wieder neu eindenken. Natürlich muss man nicht dutzende leere Ordner anlegen, die man auf einem einzelnen Speicher gar nicht braucht, aber bleiben Sie grundlegend in der identischen Struktur.

3. Wie tief soll ich schachteln?

Das ist eine Glaubensfrage. Manche Benutzer neigen zu 15-20 Ordnerebenen mit nur wenigen Dateien pro Ordner – nach dem Motto: „Ordner gefunden heißt Datei gefunden.“ Andere bilden nur grobe Ordnerhierarchien und müssen dann innerhalb der wenigen Ordner nach der betreffenden Datei suchen. Die Wahrheit liegt wie immer in der Mitte, es geht um eine sinnvolle Ebenenanzahl. Erfahrungsgemäß sollte man nicht tiefer als 5-6 Ebenen schachteln, denn bedenken Sie, dass Sie sich beim Speichern und Suchen immer wieder durch diese Ebenen durchklicken müssen. Das kostet Zeit!

3. Vom Groben zum Feinen

Fangen Sie mit groben Blöcken an und verfeinern Sie dann. Ich persönlich beginne zum Beispiel mit den drei Kategorien „Privat“, „Geschäftlich“ und „Training.Services“. So halte ich meine Lebensbereiche zusammen. In meinen E-Mail-Systemen existiert dann je nach Adresse nur eine oder zwei der Kategorien. Innerhalb der Unternehmenskategorie strukturieren wir dann nach „Organisation“ (intern) und „Kunden“ (extern). Im ersten Container geht es dann mit den Funktionsbereichen des Unternehmens weiter (Buchhaltung, Marketing, etc.), bei den Kunden folgen die einzelnen Kundennamen. Diese Struktur ist in Stein gemeißelt, daran sollten Sie dann nichts mehr ändern, es sei denn, es kommt ein neuer Kunde hinzu, was wir Ihnen natürlich wünschen. Wenn Sie soweit strukturiert haben, können Sie es lockerer angehen lassen. Die tieferen Ebenen werden jeweils nicht so häufig angesprochen, hier können Sie sich mehr Freiheit nehmen. Wenn ein Thema eine gewisse Anzahl von Dateien überschreitet, die Sie nicht mehr überblicken können, ist es Zeit für einen weiteren Ordner.

4. Bleiben Sie eindeutig und simpel!

Am Wichtigsten ist, dass Sie so eindeutig bleiben, dass Sie beim Durchklicken der Hierarchie nicht überlegen müssen, wo es weitergeht. Wenn das passiert, verschlüsseln Sie wahrscheinlich zu viel Information in den Ordnernamen: „Zu welchem Geschäftsbereich gehörte dieser Kundenauftrag nochmal und in welchem Jahr war das?“ Reduzieren Sie diese Struktur und sparen Sie sich eine Ebene. Oder wechseln Sie die Reihenfolge, wenn die Information wirklich relevant für Sie ist. Wenn Sie erst in einen Ordner hineinschauen müssen, um zu verstehen, welchen Inhalt er hat, ist es auf jeden Fall Zeit für eine Umstrukturierung. Wenn ein neuer Mitarbeiter oder Kollege sich von alleine in der Ordnerstruktur zurechtfindet, dann haben Sie vermutlich das meiste richtig gemacht! Bei einer idealen Ordnerstruktur muss man eigentlich nicht erklären, wie sie funktioniert.

5. Speicherdauer und Löschen von Daten berücksichtigen!

Irgendwann ist jeder Speicher voll und dann taucht ein Problem auf: „Wie lösche ich denn jetzt Daten, ohne Wichtiges zu vernichten?“ Deshalb kann es sich bei den Ordnern, die die größten Datenmengen enthalten, sinnvoll sein, eine Jahresebene einzuziehen. Wir machen das bei unseren Kunden so. Alte Aufträge werden ein Jahr aktiv gehalten und dann platzsparend archiviert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sie vernichtet. So sparen Sie sich Zeit für Archivierung und Löschung. Denn Datenspeicher haben die Tendenz, genau in dem Moment vollzulaufen, wenn sie gerade gar keine Zeit zum Aufräumen haben…

6. Dateinamen müssen den Inhalt wiedergeben!

Zum Abschluss noch ein Wort über Dateinamen. Wenn Sie auf der untersten Ebene Ihrer Struktur angelangt sind, haben Sie eine Anzahl von Dateien vor sich. Sie wollen jetzt nicht mehrere öffnen müssen, um die richtige zu finden. Nutzen Sie also Namen, die den Inhalt wiedergeben. Wenn es Dateien sind, die es für mehrere Kunden gibt, gehört der Kundenname in den Dateinamen. Nichts ist peinlicher, als das Angebot Ihres Top-Kunden versehentlich an einen neuen Interessenten zu senden. Wenn es mehrere Versionen gibt, können Sie eine Version zufügen („V1“) oder ein Datum kann sinnvoll sein. Ein kleiner Tipp, um die neueste Version oben in der Liste zu haben: Drehen Sie das Datum von TMJ zu JMT um, also „13.10.2018“ wird zu „20181013“. So übernimmt Ihr Dateimanager die Sortierung für Sie.

Soweit zu unserer kleinen Datenstruktur-Kunde. Ein scheinbar banales Thema, aber nach unserer Erfahrung eine Quelle von Missverständnissen (besonders wenn mehrere Leute an dem Datenbestand arbeiten) und Frustration (wenn Sie die Datei einfach nicht mehr finden können), die Sie mit ein bisschen Konzeption und Disziplin leicht vermeiden können.

Viel Spaß beim Sortieren und seien Sie dankbar, dass Sie diese vielleicht nervige Aufgabe nicht in einem dunklen, staubigen Keller bei frostigen Temperaturen erledigen müssen wie Heerscharen von bemitleidenswerten Azubis in den „alten“ Zeiten…

 

 

Tool-Empfehlung: Toggl

Früher war in der Regel Geld der begrenzende Faktor im Geschäftsleben – heute können wir ziemlich sicher sagen, dass der Faktor Zeit dem Faktor Geld den Rang abgelaufen hat.

Aber wie gehen Sie mit Ihrer Zeit um? Wissen Sie überhaupt, wieviel Zeit Sie für welche Aufgaben investieren? Hinzu kommt, dass unsere Kunden – und wir selbst ebenso – die Dienstleistung über den Faktor Zeit in Rechnung stellen. Deshalb war es für uns extrem wichtig, ein Tool zu haben, mit dem wir sehr einfach, schnell und verlässlich die geleisteten Zeiten dokumentieren können. Deshalb läuft die Toggl-Software auf unseren Rechnern den ganzen Tag und wir wechseln bei neuen Aufgaben das Kundenprojekt, um am Monatsende sekundengenau unseren Service abrechnen zu können.

Unsere Kunden, die als Trainer, Berater, Coaches und Speaker viel bei Kunden unterwegs sind, haben häufig einen ähnlichen Bedarf: Auch sie müssen gegenüber ihren Kunden in Zeitenheiten abrechnen. Solange dies in Einheiten von ganzen Tagen erfolgt, spricht nichts gegen eine Dokumentation im elektronischen Kalender. Aber der Trend geht besonders im Coaching-Bereich zu kleineren Zeiteinheiten. Hier empfehlen wir Toggl aus Überzeugung.

In dem web-basierten System können Workspaces angelegt werden (und man kann in mehreren davon parallel angemeldet sein), in denen die jeweiligen Kunden und Projekte definiert werden. Für bis zu fünf Mitarbeiter pro Workspace ist Toggl sogar kostenfrei verfügbar. Das Tracking der Zeiten erfolgt über eine Vielzahl von Apps und Integrationen, sei es die Desktop-App für Windows, Mobile Apps für Andoid und iPhone, Browser-Integrationen für Chrome und Firefox oder auch Tool-Integrationen wie zum Beispiel für Todoist.

So kann jeder nach eigener Präferenz seine Zeiten dokumentieren und in beliebigem Rhythmus auswerten – entweder für die externe Abrechnung von Leistungen, oder aber um den Überblick zu behalten, in welche Tätigkeiten die eigene Arbeitszeit investiert wird.

Denn Sie wissen ja: Zeit ist Geld!

Mehr herausfinden: http://toggl.com/

Tipp: E-Mails – smart und effizient kommunizieren

E-Mails sind vermutlich das leidigste Thema seit der Erfindung des Internets: Inzwischen hat die Flut der elektronischen Nachrichten für die meisten Angestellten und vor allem für Führungskräfte ein Ausmaß angenommen, das kaum mehr beherrschbar ist. In der Folge ist rund um diese Kommunikationsform ein ganzer Markt für Trainings, Software und Ratgeber entstanden. Das Thema hat sogar Eingang in die Pop-Kultur gefunden („… noch 148 Mails checken …“).

Aus diesem Grund möchten auch wir unsere Erfahrungen mit der Bearbeitung von E-Mails gerne weitergeben – in der Hoffnung, dass sie einen Nutzen stiften. Dies ist unsere Sammlung von Tipps rund um die E-Mail-Kommunikation:

1. Keine E-Mail ist besser!

Am besten ist die E-Mail, die Sie nicht bekommen. Reduzieren Sie radikal alle Newsletter, Benachrichtigungen von Cloud-Software, Apps und dergleichen auf das absolut Notwendige. Selbst wenn Sie eine Mail ungelesen löschen, hat sie Ihre Aufmerksamkeit von dem abgelenkt, was Sie gerade tun. Also: nicht relevante Newsletter abbestellen und in den Einstellungen Ihrer Tools die Benachrichtigungen so reduzieren, dass Sie nur noch die Informationen bekommen, die Sie wirklich benötigen.

Außerdem sollten Sie auch darauf verzichten, E-Mails „zur Vorsicht“ an endlose Verteiler zu senden und Unbeteiligte in cc: zu setzen. Auch wenn das in großen Unternehmen ein Volkssport geworden ist, mit dem man sich abzusichern versucht („Ich habe Sie doch in cc: gesetzt…“), führt das eben nicht zu mehr Effizienz, sondern dazu, dass Mails aufgrund der Menge nicht mehr konzentriert bearbeitet werden können.

2. Nicht unterbrechen lassen!

Um Ihre Aufmerksamkeit besser zu fokussieren und sich nicht unterbrechen zu lassen, können Sie Ihr Mailprogramm so konfigurieren, dass Sie keine Benachrichtigungen bei neuen E-Mails erhalten. Stattdessen entscheiden Sie, in welchem Rhythmus Sie Ihre Mails lesen wollen. Das hängt natürlich von Ihrem Geschäftsmodell ab – für manche reichen zwei E-Mail-Timeslots am Tag, andere müssen die Mails regelmäßiger checken. Auf keinen Fall sollten Sie sich aber von jeder eingegangenen E-Mail ablenken lassen.

3. Kommunikationskanäle reduzieren!

Dieser Tipp bezieht sich nicht explizit auf E-Mails, sondern auf die ganze Bandbreite von Kommunikationsmöglichkeiten: Whatsapp, Telefon, Facebook, Xing, Linkedin… Wenn Sie auf allen Plattformen präsent sein wollen, reduzieren Sie dennoch die Kanäle, über die Sie relevante Informationen austauschen. Ansonsten suchen Sie später auf fünf verschiedenen Plattformen, wo Sie denn jetzt die Terminvereinbarung mit Frau XY getroffen hatten…

4. Vollständig kommunizieren!

In Zeiten der Chat-Kommunikation sind auch E-Mails vielfach zu einer Art Betreffzeilen-Ping-Pong verkommen. Letztlich kostet das aber vor allem unglaublich viel Zeit, weil Sie sich die später benötigten Informationen mühsam aus einem kilometerlangen Thread heraussuchen und jede Mail einzeln lesen müssen. Aus unserer Erfahrung ergibt es Sinn, bei der Beantwortung von Mails diszipliniert vorzugehen. Auch wenn die Versuchung groß ist, einfach kurz zu antworten, um den Vorgang wieder auf den Schreibtisch des Gesprächspartners zu schaufeln, bringt das für beide Seiten keinen Vorteil – eine klassische Lose-Lose-Situation. Deshalb: Nicht „mal kurz zwischendurch“ antworten – nehmen Sie sich Zeit für die Kommunikation, denn diese Wertschätzung hat Ihr Gesprächspartner verdient. Versetzen Sie sich in dessen Lage und geben Sie alle Informationen weiter, die dieser vermutlich benötigt, um das Thema eigenständig abzuschließen. Die eine Minute, die Sie das kostet, holen Sie leicht wieder herein, weil Sie keine Rückfragen bekommen.

5. Fasse Dich kurz!

Dieser Punkt klingt erst einmal widersprüchlich zum letzten Punkt. Aber vollständig heißt nicht langatmig. Schreiben Sie durchaus in Stichpunkten, wenn das sinnvoll ist. Bleiben Sie beim Thema. Beantworten Sie keine Fragen, die nicht gestellt wurden und die für die Bearbeitung nicht relevant sind. Sehen Sie – es geht auch kurz!

6. Keine Themen vermischen!

Wenn Sie zwei Themen haben, schreiben Sie besser zwei Mails. Viele Gesprächspartner lesen heute nicht mehr so konzentriert und vergessen dann, auf das zweite Thema einzugehen. Folge: Sie müssten ohnehin nochmal hinterherschreiben, um auf das zweite Thema hinzuweisen. Sinnvollerweise benutzen Sie in der Betreffzeile eine „sprechende“ Formulierung, die das Thema auf den ersten Blick klar macht. Dieses Vorgehen hilft Ihnen außerdem bei der Terminierung und Ablage.

7. Bitte bestätigen!

Oft entsteht Irritation, wenn E-Mails nicht beantwortet werden. Hat der Gesprächspartner die E-Mail erhalten? Kümmert er sich darum? Besteht Einigkeit über die Absprachen? Hier können Sie sich kurz fassen, ein Satz zur Bestätigung reicht völlig aus. Das erspart dem Gegenüber aber die Nachfrage – und damit Ihnen eine weitere Mail, mit der Sie sich befassen müssten.

8. Den Posteingang smart nutzen!

Jetzt wird es fast schon religiös! Über die richtige Benutzung des Posteingangs streiten unterschiedliche Ideologie-Vertreter (Zero-Inbox, alle Mails im Posteingang) seit Jahren. Aus unserer Sicht muss jeder seinen eigenen Weg damit finden. Einen Vorschlag haben wir trotzdem: Wir nutzen den Posteingang als Todo-Liste. Zunächst werden alle unerwünschten E-Mails, die sich trotz aller Mailvermeidung in die Inbox durchgekämpft haben, mit einem entschlossenen Hieb auf die „Entf“-Taste beseitigt.  Alle abgeschlossenen Kommunikationen oder diejenigen, die kein Todo für Sie enthalten, werden abgelegt – wie wir das machen, folgt im nächsten Punkt. Jetzt haben Sie nur noch die E-Mails im Posteingang, die eine Bearbeitung von Ihnen erfordern. Konfigurieren Sie den Posteingang so, dass Sie die Mails in der Thread-Ansicht sehen, dadurch hat jedes Thema nur einen Eintrag und Sie sehen alle vorangegangen Kommunikationen auf einen Blick. Dann gehen Sie so vor, wie in den Punkten 1 -7 erwähnt.

9. Der Terminator…

Manche E-Mails können Sie nicht abschließend bearbeiten, weil Sie eine Rückmeldung benötigen. Manche sind auch noch nicht aktuell. Zum Management Ihrer Wiedervorlage können Sie zum Beispiel die Todoist-Integrationen für Outlook oder Gmail nutzen. Mehr dazu lesen Sie in unserer Tool-Empfehlung. Damit setzen Sie für jede zu terminierende Mail mit nur einem Klick eine Wiedervorlage in Todoist. Ein Klick auf diesen Todoist-Eintrag öffnet dann die entsprechende Kommunikation wieder – sogar, wenn Sie diese bereit abgelegt hatten.

10. Und jetzt bitte ablegen…

Der letzte Punkt: die Ablage von E-Mails. Auch hier muss letztlich jeder seinen persönlichen Weg finden. Wir vertreten die Auffassung, dass auf jeden Fall eine Form von Ablage nötig ist, denn sonst funktioniert der Posteingang als Todo-Liste (siehe oben) natürlich nicht. Irgendwohin müssen Sie die Mails ja verschieben. Für unser eigenes Unternehmen haben wir dazu eine sehr straffe Ordner-Hierarchie mit höchstens drei Hierarchie-Ebenen und groben Funktionsbereichen (Controlling, Sales, IT, …). Für unsere Kunden, bei denen wir als Backoffice auch eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet haben, gehen wir noch restriktiver vor: Alle geschriebenen E-Mails landen automatisch im Gesendet-Ordner, die abschließend bearbeiteten E-Mails landen mittels „Entf“-Taste im Gelöscht-Ordner des jeweiligen Kunden-Postfaches. Auf diese Weise finden wir bei Bedarf mit der Suchfunktion des Mailprogramms in einem der beiden Ordner innerhalb von Sekunden die gesuchte E-Mail wieder.

Wir hoffen, unsere Tipps sind hilfreich für Sie und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Eindämmung Ihrer persönlichen E-Mail-Flut!