Blog: Efficiency@Work

Efficiency@Work – Smart arbeiten

Effizienz ist unser Geschäft!

Das ist ein wesentlicher Teil von dem, was wir für unsere Kunden tun, aber auch das Prinzip, nach dem wir selbst arbeiten.

Unsere Erfahrungen mit Effizienz – und Effektivität – wollen wir in diesem Blog teilen und Ihnen damit Anregungen für smartes Arbeiten geben.

Wir empfehlen Tools, mit denen wir selbst arbeiten und die wir nützlich finden (ohne dafür Geld zu bekommen), teilen Artikel, die wir interessant und lesenswert finden, geben Tipps aus unserem Methodenbaukasten und möchten Sie mit manchmal provokanten Zitaten zum reflektieren einladen.

Zeitgewinn ist unser Ziel!

Effizienz ist aber nur das Mittel zum Zweck, kein Wert an sich. Denn das Relevanteste ist,  was wir mit der gewonnenen Zeit anfangen – erst dann wird daraus ein wert(e)voller Zeitgewinn!

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Tool-Empfehlung: Privaten Einkauf organisieren

Ja, Sie haben Recht! Normalerweise kümmern wir uns hier um smartes Arbeiten im Geschäftsleben. Aber dort hört Effizienz natürlich nicht auf – denn wofür wollen wir denn effizient sein? Damit wir Zeit für die wichtigeren Dinge im Leben haben!

Wenn bei Ihnen der Haushalt nicht ganz traditionell aufgeteilt ist, haben Sie sich sicher schon öfter darüber geärgert, dass private Qualitätszeit durch so banale Absprachen wie die Einkaufsliste verschwendet wird. Das ging mir auch so und so bin ich auf Bring! gestoßen.

Diese App ist für alle Plattformen verfügbar und organisiert sehr smart Ihren Einkauf – und macht darüber hinaus auch nichts anderes, was die App unhandlich werden ließe. Sie ist kurzerhand installiert und ein Account eingerichtet, dann legen Sie eine oder mehrere Einkaufslisten an. Dazu können Sie anschließend per E-Mail andere Personen einladen. Fertig!

Das Gute ist, dass der ganze Katalog mit Lebensmitteln bereits hinterlegt ist, aber jederzeit von Ihnen individuell erweitert werden kann. Zu jedem Artikel können in einem Zusatzfeld Mengen und spezifische Informationen hinterlegt werden. Große Symbole machen das Erkennen leichter, sodass Sie die App im Laden trotz voller Hände leicht bedienen können.

Ihren Mitbewohnern können Sie über genau drei Nachrichten senden: „Ich gehe einkaufen“ (Letzte Chance für Änderungen), „Liste geändert“ (Bitte prüfen) und „Einkauf erledigt“. Damit ist nach meiner Erfahrung die komplette „Einkaufskommunikation“ abgedeckt. Natürlich geht das auch offline, indem man morgens ankündigt, dass man abends einkaufen wird. Im Laufe des Tages kann dann die Liste ergänzt werden.

Eine weitere nützliche Funktion sind die „Inspirationen“. Hier werden Rezepte vorgeschlagen, die Sie komplett in Ihre Einkaufsliste übernehmen können. Ich habe mir einen Wocheneinkauf angelegt, damit ich die regelmäßigen Artikel nicht immer wieder neu aus dem Gesamtkatalog suchen muss. Das macht die Sache noch schneller in der Bedienung…

Probieren Sie es aus:

http://www.getbring.com

Tipp: Ein gesunder Geist wohnt in einem gesunden Körper

… sagt der Volksmund. Naja, da kann man sicher trefflich drüber streiten, aber ein kleines Fünkchen Wahrheit ist ja am Ende doch in jeder sogenannten Weisheit verborgen.

Unbestritten ist aber, dass sich Büroarbeiten effizienter und effektiver erledigen lassen, wenn der Arbeitsplatz die Arbeitsleistung nicht behindert, sondern wünschenswerterweise fördert. Und somit sind wir schnell beim Thema Arbeitsplatzergonomie.

Hier nachfolgend also Tipps, wie Sie Ihren Schreibtischarbeitsplatz gesünder und damit performanter gestalten können.

1. Klassisch I – der Schreibtischstuhl

Achten Sie darauf, dass Ihr Stuhl mehrfach verstellbar ist. Also nicht nur in der Höhe, sondern auch was die Neigung der Rückenlehne angeht, gegebenenfalls vorhandene Armlehnen, Kopfstütze oder auch die Sitztiefe. Wenn Sie dann noch einen Stuhl haben, der orthopädisch aktives Sitzen fördert (durch spezielle Wippmechaniken), beugen Sie täglichen und fortdauernden Ermüdungen und Rückenleiden effektiv vor.

2. Klassisch II – der Schreibtisch

Achten Sie auch darauf, dass nicht nur Ihr Stuhl höhenverstellbar ist, sondern auch Ihr Schreibtisch. Besonders komfortabel sind dabei Tische, die schnell und ohne großen Aufwand werkzeugfrei bis hin zur Stehtischhöhe verstellbar sind (elektrisch oder manuell per Kurbel). Auch dies schont durch simple Positionswechsel den Rücken und den gesamten Bewegungsapparat. Gleichzeitig bietet ein solcher Tisch auch die Möglichkeit, kurze Besprechungen mit Kollegen im Stehen zu absolvieren. Dies kann die Kreativität und auch die Zusammengehörigkeit fördern, sozusagen als „Stehung“ und nicht schon wieder als eine der häufigen Sitzungen.
Tipp: Bei bereits vorhandenen Rückenleiden und Vorerkrankungen beteiligen sich unter Umständen auch Arbeitgeber, Krankenkassen oder Berufsgenossenschaften an möglichen Kosten solcher Tische.

3. Der Bildschirm

Bei Ihrem Bildschirm spielen viele Faktoren wichtige Rollen, manchmal mehr, als man auf den ersten „Blick“ vermuten könnte. Ist Ihr Bildschirm strahlungsarm? Hat er eine gute Auflösung und eine adäquate Diagonale? Ist er flimmerfrei? Achten Sie darauf, dass der Bildschirm in der für Ihre Augen idealen Entfernung und Höhe platziert wird. Mir persönlich gefallen Anordnungen mit mehreren Bildschirmen. Dies erleichtert die Arbeit ungemein, wenn Sie über den ganzen Arbeitstag immer wieder eine bestimmte Software nutzen und im Blick haben müssen. Ein gutes Beispiel dafür ist die E-Mail-Anwendung. Wie hilfreich es ist, solche Programme die ganze Zeit über auf einem „freien“ Bildschirm geöffnet und jederzeit gut Zugriff darauf zu haben, merkt man erst dann, wenn man ein solches Setting einmal ausprobiert hat. Sicherlich Geschmacksache sind sogenannte Curved-Monitore. Ich war anfangs sehr skeptisch. Aber nach einem „Selbstversuch“ bin ich nun mehr als überzeugt.
Tipp: Wenn Sie sehr viel mit Textbearbeitungsprogrammen arbeiten müssen, könnte es hilfreich sein, einen Monitor zu wählen, der um 90° drehbar ist, so dass Sie ihn auch hochkant (=DIN A4) nutzen können.

4. Der „kleine Bildschirm“ – die Arbeitsplatzbrille

Sind Sie Brillenträger? Nein? Dann können Sie bei Punkt 5 weiterlesen. Ansonsten ist es möglicherweise interessant für Sie zu wissen, dass es sogenannte Bildschirmarbeitsplatzbrillen gibt. Diese Brillen unterstützen das lange und ermüdungsfreie Arbeiten an Monitoren, in dem die Gläser speziell auf die dazu erforderlichen Parameter abgestimmt sind. Schauen Sie hingegen oft von einer schriftlichen Unterlage, die vor Ihnen auf dem Schreibtisch liegt, wieder auf in Richtung Monitor und umgekehrt, könnte eine Gleitsichtbrille hilfreich für Sie und Ihre Augen sein. Sprechen Sie Ihren Augenarzt oder Optiker doch beim nächsten Besuch einfach mal auf diese Thematik an – Sie werden möglicherweise „Augen machen“, welche Möglichkeiten es hier für Sie gibt.

5. Wenn ein Licht aufgeht – Beleuchtung & Co.

Eine Faustregel besagt: Sind Sie Rechtshänder, achten Sie darauf, dass das Schreibtischlicht von links kommt (und umgekehrt). Entsprechend positionieren Sie also idealerweise Ihrer Schreibtischlampe. Von oben ist flimmerfreie Beleuchtung auch okay, solange diese nicht auf dem Monitor blendet oder sich gar darin spiegelt. Licht von hinten (also zum Beispiel ein Fenster im Rücken) ist nur dann akzeptabel, wenn es nicht zu Blendungen oder anderen Beeinträchtigungen führt. Unbedingt zu vermeiden ist jedwedes Licht „von vorne“, da dies automatisch zu Überanstrengungen Ihrer Augen führt, die permanent den Kontrast zwischen diesem Front-Licht und der Monitorhelligkeit regeln müssen.

6. Luft und Lüftchen

Ein gutes Büroklima ist wichtig – und das meint nicht nur die Stimmung zwischen den Kollegen! Denn Sauerstoff ist essenziell für den Stoffwechsel und besonders für die Gehirntätigkeit. Sorgen Sie regelmäßig für frische, unverbrauchte Luft. Morgens zu allererst einen Kaffee holen? Mittagspause? Nachmittagsspaziergang? Prima! Nutzen Sie solche Zeiten zum Durch- und Stoßlüften Ihres Büros. Denn es ist wichtig, dass Sie während einer sitzenden Schreibtischtätigkeit nicht in der Zugluft sitzen oder gar auskühlen. Ist Ihnen erstmal merklich kalt, ist das Raumklima schon viel zu lange nicht mehr optimal. Falls es mal – wie in diesem Sommer – draußen (und damit meistens auch drinnen) sehr heiß wird, regeln Sie eine Klimaanlage nicht allzu tief herunter. Und einen Ventilator richten Sie immer nur in den Raum, niemals direkt auf sich selber.

7. Der Schreibtisch hat nicht nur ein „oben“ sondern auch ein „unten“

Zum Thema „gesundes Sitzen“ und Arbeitsplatzergonomie werden vordergründig immer zuerst der Stuhl und der Tisch genannt. Beim Schreibtisch denken die meisten Personen dann in der Regel immer nur daran, was sich auf dem Tisch tut, weniger, was darunter passiert.
Zwei Tipps, die für Bewegung sorgen und damit Ermüdungen und Erkrankungen entgegenwirken können, sind eine Schreibtischfußstütze sowie eine Faszienrolle. Beide Teile sorgen auf unterschiedliche Weisen dafür, dass Sie Ihre Füße und Beine durchblutungsförderlich bewegen können. Ich habe es selbst nicht geglaubt, aber ich versichere Ihnen, dass es einen Versuch wert ist. Ich möchte es nicht mehr missen!

8. Make some nooooiiiise … not!

Es gibt Arbeiten, die wirklich Ruhe benötigen. Damit sind hier an dieser Stelle nur „Dezibel“ gemeint, nicht die innerliche Ruhe. Erhöhte Lautstärke führt zu Ablenkungen, Fehlern, Unwohlsein und zu einer schlechten Performance. Im schlimmsten Fall kann dauerhafte Lautstärke sogar krank machen. Sorgen Sie in Ihrem Arbeitsumfeld für „ruhige“ Momente. Ihr Körper und Ihre Mitmenschen – Familie, Mitarbeiter, Kollegen und auch Kunden – werden es Ihnen danken!

Zum Abschluss noch eine kleine Rechenaufgabe

Sie haben einen Schreibtisch-Job? Sie verbringen pro Tag 8 bis 10 Stunden im Büro? An 225 Tagen im Jahr? 30 Jahre lang? … Egal, wie oder was Sie jetzt mit diesen Zahlen rechnen – machen Sie sich Ihren Arbeitsplatz schön und ergonomisch und bleiben Sie gesund!