Blog: Efficiency@Work

Efficiency@Work – Smart arbeiten

Effizienz ist unser Geschäft!

Das ist ein wesentlicher Teil von dem, was wir für unsere Kunden tun, aber auch das Prinzip, nach dem wir selbst arbeiten.

Unsere Erfahrungen mit Effizienz – und Effektivität – wollen wir in diesem Blog teilen und Ihnen damit Anregungen für smartes Arbeiten geben.

Wir empfehlen Tools, mit denen wir selbst arbeiten und die wir nützlich finden (ohne dafür Geld zu bekommen), teilen Artikel, die wir interessant und lesenswert finden, geben Tipps aus unserem Methodenbaukasten und möchten Sie mit manchmal provokanten Zitaten zum reflektieren einladen.

Zeitgewinn ist unser Ziel!

Effizienz ist aber nur das Mittel zum Zweck, kein Wert an sich. Denn das Relevanteste ist,  was wir mit der gewonnenen Zeit anfangen – erst dann wird daraus ein wert(e)voller Zeitgewinn!

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Tool-Empfehlung: Rund ums Auto

Dieses Mal geht es in unserer Tool-Empfehlung um das Thema Autofahren beziehungsweise wie Sie die Abrechnung in Ihrem Unternehmen effizient gestalten.

Dafür haben wir gleich mehrere Tools für Sie zusammengestellt: An erster Stelle ein Tool zur Erstellung eines automatischen Fahrenbuchs, denn niemand sollte heute noch manuell Kilometer dokumentieren müssen. Die Smartphone-App MyLog Fahrtenbuch gibt es im Moment leider nur für Android, sie dokumentiert aber schon in der Gratis-Variante per GPS alle Fahrten inklusive einer automatischen Aufschlüsselung des Start- und Zielpunktes.  Die Fahrten können leicht kategorisiert und am Monatsende als PDF-Export ausgewertet werden. In der bezahlten Variante gibt es zusätzlich eine manuelle Erfassung, falls man einmal vergessen hat, die App zu starten. Es wird aber auch Bluetooth unterstützt, sodass die App automatisch startet, wenn sich das Smartphone mit dem Auto-Bluetooth verbindet.

Hier finden Sie die App in Google Play:

http://play.google.com/store/apps/details?id=sk.i2m.mylog&hl=de

 

Ein weiteres nützliches System hilft Ihnen beim Parken. In den meisten Städten gibt es inzwischen Zonen für Handy-Parken, sodass Sie auf Münzgeld für den Parkscheinautomaten verzichten können. Wir empfehlen hier Easypark, weil es nach unserer Recherche die größte Abdeckung in deutschland und auch im Ausland besitzt. Auch hier läuft alles über das Smartphone, Sie laden die App herunter, legen Ihr Fahrzeug an, erfassen Ihre Zahlungsdaten und schon kann es losgehen. Die App findet die Parkzone (oder Sie geben diese manuell ein), Sie starten den Parkvorgang, indem sie eine Parkzeit einstellen. Per Push-Nachricht werden Sie informiert, wenn die Parkzeit in Kürze abläuft und können diese bequem verlängern. Sobald Sie den Parkplatz verlassen, stoppen Sie den vorgang und bezahlen nur die tatsächliche Zeit – also viel besser als beim Parkschein, wo bezahlte Zeit verfällt. Die Rechnung erhalten Sie bequem per Mail.

Weitere Informationen zu Easypark finden Sie hier:

http://easypark.de/de

Tipp: Urlaub – wenn die schönste Zeit im Jahr Stress auslöst

Urlaub? „Wie jetzt, es geht doch hier um smartes Arbeiten!“, werden Sie jetzt in einem ersten Impuls vielleicht denken. Unsere Antwort darauf: „Genau!“. Denn zu einer guten Performance im Arbeitsleben gehören neben smarten Tools und effizienten Prozessen auch ein gesunder und ausgeruhter Körper und Geist. Und genau dafür ist der Urlaub da. Erholen, ausspannen, Abwechslung erleben und Kraft tanken. So gehen die täglich neuen Herausforderungen danach wieder leichter von der Hand.

Was aber nun, wenn der Urlaub Stress mit sich bringt? „Vorfreude ist oft die schönste Freude“, sagt der Volksmund. Bei vielen Menschen jedoch ist das im Urlaubsfalle nicht immer der Fall. Es entstehen oft negative Gedanken. „Schaffe ich noch alles bis dahin?“ oder „Habe ich alles geschafft?“, „Habe ich etwas vergessen?“ bis hin zu „Ich hasse Kofferpacken!“

Kennen Sie so? Urlaub und Stress? Das sollte bitte nicht sein! Hier ein paar selbst und langjährig erprobte Tipps, wie die Erholung rundherum gelingen kann.

VOR dem Urlaub

  1. Zeitplanung

Planen Sie Ihre Zeit vor dem Urlaub gut. Unsere Empfehlung ist, nicht bis zum letzten Tag vor dem Urlaub zu arbeiten – oder gar direkt aus dem Büro ins gepackte Auto zu steigen, um erstmal Richtung Brenner oder Küste aufzubrechen. Ein, zwei Tage vor der Abreise zu Hause sein, bringt „Ruhe ins Geschehen“. Zeitung abbestellen, Nachbarn informieren, letzte Einkäufe für den Urlaub, gegebenenfalls das Auto vorbereiten – alles in Ruhe und ohne Stress! Machen Sie einen Donnerstag und Freitag vor Ihrem Urlaub frei, so ist Ihre letzte Arbeitswoche nur vergleichsweise „kurz“.

2.  Der letzte Arbeitstag vor dem Urlaub

Bei meinem ersten Arbeitgeber gab es eine Regel: „Open End beim letzten Arbeitstag vor dem Urlaub“. Was sich erstmal vielleicht komisch anhört, ist tatsächlich effektiv und bereitet durchaus ein sehr schönes und befreiendes Gefühl, wenn man alles geschafft hat und dann das Licht der Schreibtischlampe für den Urlaub ausknipst. Es galt, erst dann zu gehen, wenn wirklich alles gut für die Abwesenheit erledigt oder vorbereitet ist. Sogar wenn es bis 21:00 oder gar bis 23:00 Uhr dauern sollte, hat man gemäß Tipp 1 den nächsten Tag frei, um stressfrei ausschlafen und sich um die letzten Vorbereitungen für den Urlaub kümmern zu können. Dieses Vorgehen ist nicht nur hilfreich für die eigene Psyche („Ich habe alles geschafft, im Urlaub kann mir nichts auf die Füße fallen und wenn ich zurückkehre, werde ich keine böse Überraschung erleben“), sondern zudem auch für die Kollegen*, die im besten Falle gar nichts von Ihnen in Ihrer Abwesenheit übernehmen müssen, und wenn doch, dann eben gut vorbereitet. Somit erwarten Sie bei Ihrer Rückkehr nicht nur keine bösen Überraschungen sondern auch keine bösen Kollegen.

3. Koffer packen

Viele Menschen hassen es, Koffer zu packen. Ich auch! Tipp 1 lindert den dadurch erzeugten Stress bereits deutlich. Wenn das aber nicht ausreicht (was bei mir der Fall ist), gibt es vielleicht eine liebe Person, die das für Sie übernimmt. Falls auch das nicht möglich oder gewünscht für Sie ist – wussten Sie eigentlich, dass Koffer-pack-Seminare angeboten werden? Alle, die Kofferpacken nicht mögen … wir sind wirklich nicht alleine damit!

4. Checkliste

Vor dem Urlaub soll es möglichst nicht „drunter und drüber“ gehen – geht es manchmal aber eben doch. In solchen Fällen hilft eine Checkliste Wunder. Schreiben Sie alles auf, was vor dem Urlaub erledigt und (!) eingepackt werden muss. Damit sind nicht „Jeans und Schuhe“ gemeint, sondern wenn ein Radurlaub bevorsteht, dann z. B. „Helm und Handschuhe“. Außerdem Punkte wie Blumen gießen, Nachbarn Bescheid geben, verderbliches aus dem Kühlschrank nehmen, Wasser abdrehen, TV stromlos, Medikamente und Reiseapotheke. Verfassen Sie diese Tabelle unbedingt elektronisch. So muss sie nur einmal erstellt werden und kann für jeden nachfolgenden Urlaub wieder recycelt und ggf. weiterentwickelt werden. Ich drucke mir die Liste vor jedem Urlaub aus. Dann kann jedes Familienmitglied direkt sehen, was noch offen und zu tun ist. Blumen gegossen? Super, Haken dran! Irgendwann ist dann alles abgehakt und schon kann es losgehen in den wohlverdienten Urlaub.

WÄHREND des Urlaubs

5. Urlaubsgestaltung

Hier beurteilt natürlich jeder seinen Urlaub anders, also, wann, wie und warum er gelungen ist. Daher sind die folgenden Tipps eher als Gedankenspiele zu verstehen:

  • Auszeit gönnen und planen. Unternehmen Sie schöne Sachen, die ungewöhnlich sind und für gute Erinnerungen sorgen. Ruhig auch mal etwas Anstrengendes versuchen! Ein Erfolg dabei schafft Zufriedenheit, ein Misserfolg Motivation, es beim nächsten Versuch besser zu machen. Setzen Sie sich Ihre Ziele dabei immer realistisch! Diese Erinnerungen sorgen später dafür, dass der Urlaub noch immer positiv nachwirkt, wenn Sie schon lange wieder daheim sind.
  • Im Familienurlaub auch „Paar-Zeit“ vorsehen und für z. B. Kinderbetreuung sorgen – das gefällt nicht nur den Erwachsenen sondern ist ziemlich sicher auch für die Kinder mal ein abwechslungsreiches Abenteuer unter Gleichaltrigen!
  • Warum eigentlich nicht mal alleine verreisen und sich in dieser Zeit ausschließlich auf sich besinnen? Das stärkt nicht nur das eigene Wohlbefinden sondern tatsächlich auch die Partnerschaft, wenn man sich nach dem Urlaub wieder so richtig aufeinander freuen kann.

NACH dem Urlaub

6. Wieder ankommen

Hier gilt das gleiche, wie vor dem Urlaub. Planen Sie ausreichend Zeit ein, um wieder zu Hause „anzukommen“. Wenn Sie abends um 23:00 Uhr in Ihrer Garage nach einer 500 km-Fahrt müde aus dem Auto aussteigen oder am Flughafen noch am Kofferband warten und am nächsten Morgen bereits um 08:30 Uhr wieder fit im Office stehen müssen, ist die Erholung schneller weg, als Sie bis drei zählen können. Also: auch nach dem Urlaub noch ein bis zwei Tage freihalten, an denen Sie zu Hause alles in Ruhe erledigen können. Wählen Sie hierfür einen Montag und Dienstag, so ist Ihre erste Arbeitswoche nach dem Urlaub erholsamkeitserhaltend kurz.

7. Checkliste II

Kommen wir zum Abschluss zurück zu dem Tipp 4. Meine Checkliste hat eine „vor“- und auch eine „nach“-dem-Urlaub-Spalte. Der Ausdruck mit allen „Erledigt-Markierungen“ liegt nach der Heimkehr noch immer da – das hilft ungemein, wichtige Dinge wieder „zurückzudrehen“. So wird nichts vergessen.

 

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen und Ihren Familien einen besonders gelungenen Urlaub und eine tolle Ferienzeit. Kommen Sie gesund, erholt und stressfrei wieder nach Hause!

 

* Aus Gründen der Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen die männliche Form gewählt, es ist jedoch immer auch die weibliche Form gemeint.