Tool-Empfehlung: Airtable

Viele Cloud-Werkzeuge sind inzwischen so bekannt, dass wir sie hier nicht mehr vorstellen müssen: von Trello und ähnlichen Tools haben die meisten bereits gehört. Solche Systeme erneut zu empfehlen, wäre eine Verschwendung Ihrer Zeit und deshalb nicht smart.

Deshalb fokussieren wir uns auf Werkzeuge, die noch nicht so bekannt sind und stellen heute Airtable vor.  Letztlich handelt es sich dabei um eine hybride Lösung zwischen einer Excel-Tabelle und einer Datenbank. Vielleicht kennen Sie das: Excel bietet nicht genug Funktionaliät (z. B. Bearbeitung durch mehrere parallele Benutzer, unterschiedliche Ansichten für unterschiedliche Nutzer usw.) und eine Datenbank ist zu kompliziert und schwerfällig in der Bedienung. In solchen Fällen könnte Airtable die richtige Lösung sein.

Die Grundansicht von Airtable ist sehr ähnlich wie eine Tabellenkalkulation und man kann bekannte Excel-Funktionalitäten wie Kopieren von Zellen, Duplizieren von ganzen Zeilen bzw. Datensätzen und das Unten-Ausfüllen in Spalten nutzen. Gleichzeitig speichert Airtable die Daten aber mehr im Sinne einer Datenbank, sodaß Filter, Ansichten, Verknüpfungen zwischen Tabellen usw. deutlich einfacher realisert werden können als in Excel, wo es dazu schon ein erweitertes Wissen braucht. Außerdem können auch Dateien in die Tabelle hochgeladen werden, was in Excel nicht unterstützt wird. Außerdem können beliebig viele „Snapshots“, also Sicherungen der Datenbank gemacht werden, die aber in der kostenfreien Variante nach 14 Tagen wieder verfallen.

Der große Vorteil ist, dass Airtable mit mehreren Nutzen gleichzeitig genutzt werden kann, ohne dass es zu Dateninkonsistenzen kommt, wie das bei Excel in solchen Fällen passieren kann. Gut ist ebenfalls, dass der kostenfreie Account bereits unbegrenzt viele Datenbanken beinhaltet, die allerdings auf 1200 Datensätze pro Dankenbank und 2 GB Speicherplatz begrenzt sind. Natürlich gibt es kostenpflichtige Tarife, die diese Grenzen erweitern.

Wir finden, es lohnt sich, sich diese Lösung für die vielen kleinen Anwendungsfälle aus dem Alltag anzusehen und wünschen viel Spaß beim Ausprobieren!

http://airtable.com/

Tipp: Die Geschichte von Genie und Chaos

Vielleicht haben Sie unseren Blog-Beitrag von Ende Oktober 2018 gelesen? Hier berichten wir darüber, dass ein gesunder Geist in einem gesunden Körper wohnt und wie Sie Ihren Arbeitsplatz ergonomisch so gestalten können, dass dieser den Gesundheitsaspekt wirksam unterstützt und Ihre Produktivität merklich fördert. Nun ist es allerdings so, dass selbst der bestmöglich eingerichtete Arbeitsplatz vermutlich nur dann produktives Arbeiten ermöglicht, wenn er auch aufgeräumt ist. Denn auch der Geist kann nur so „aufgeräumt“ sein, wie es sein Umfeld ist.

Befinden Sie sich in einer willkürlichen Situation unter dem Einfluss von externem Druck, überträgt sich der Stress vermutlich auf Sie und Ihr Verhalten. Stress ist allerdings gerade nicht förderlich für genaues, exaktes und ordentliches Arbeiten. Die Fehleranfälligkeit steigt daher beträchtlich – und die Performance sinkt. Der Volksmund sagt, dass ein unordentlicher, unaufgeräumter Schreibtisch ein Indiz dafür sei, dass die Person, die dieses „Chaos“ verursacht hat, vermutlich selber unordentlich und unaufgeräumt sei. Unordnung wird dann oft auch mit Überforderung assoziiert.

Nun gibt es ja allerdings nicht nur „den einen“ Volksmund. Es wird nämlich gegenteilig auch davon berichtet, dass nur ein „Genie das Chaos beherrscht“ oder auch, dass „Chaos die Kreativität fördert“. Wie sehen Sie das? Und wie halten Sie es mit der Ordnung auf Ihrem eigenen Schreibtisch? Welche Gefühle lösen hohe Papierstapel, ungeöffnete Briefumschläge oder – verflixt noch mal – ob der Unordnung schon wieder nicht auffindbare Unterlagen bei Ihnen aus?

Albert Einstein hatte dazu eine ganz eigene, spezielle Meinung, die durchaus spitzfindig formuliert war. Denn er hat sich gefragt: Wenn ein unordentlicher Schreibtisch auch einen „unordentlichen Geist“ repräsentiert – was sagt denn dann eigentlich ein leerer (also aufgeräumter) Schreibtisch über den Besitzer aus? Darüber kann man jetzt kurz schmunzeln, aber wer hat nun eigentlich Recht? Ist es der (gemeinhin durchaus weise) Volksmund? Oder ist es vielleicht doch (der sicher nicht minder weise) Albert Einstein?

Für mich hat ein aufgeräumter Schreibtisch auch etwas mit Fokus auf die aktuelle Aufgabe zu tun. Und der leere Geist (Kopf) bedeutet eben gerade nicht, dass man nur Luft im Hirn hat, sondern dass man sich hinreichend fokussieren kann – weil ausreichend Platz dafür vorhanden ist. Mir fallen hier eher positive Sinnzusammenhänge wie Entspanntheit und Leichtigkeit ein, jedenfalls das genaue Gegenteil von Stress und seinen negativen Folgen. Und wenn Sie sich wegen vieler Ablenkungen nicht fokussieren können, dann kostet Sie das erheblich Energie, was wiederum zu früherer Müdigkeit führt und schlussendlich Ihre Arbeitsergebnisse negativ beeinflusst.

Ohne Zweifel lässt sich festhalten, dass individuelle Präferenzen immer und überall unterschiedlich sein können. Während die eine Person es unbedingt ganz aufgeräumt haben muss, ist es einer weiteren Person möglicherweise gänzlich egal, wie der Schreibtisch ausschaut. Und selbstverständlich gibt es auch Personen, die das Chaos lieben – behaupten sie jedenfalls. Letztgenannte sind dann oft der festen Überzeugung, dass das Chaos förderlich für sie und ihre Leistung sei. Aber ist das wirklich so? Oder ist das nur eine schnelle und einfache Möglichkeit, sich die eigene Unordentlichkeit schön zu reden? Eine Frage: Haben Sie schon mal einen Keller ausgemistet? Oder eine zugestellte Garage entrümpelt und sich dabei von vielen nicht mehr benötigten Dingen getrennt, diese also entsorgt? Alle Menschen, die das schon einmal gemacht haben und davon berichten, empfinden dies als regelrecht befreiendes Gefühl.

Das gleiche gilt sicher auch für den Schreibtisch und für Unterlagenstapel. Gibt es solche Stapel oder Lose-Zettel-Sammlungen auch auf Ihrem Schreibtisch? Haben Sie mehrere Ablagekästen, die gar selber schon gestapelt sind und regelmäßig überquellen? Falls das so ist, bin ich sicher: alle die Unterlagen, die ganz unten liegen und die Sie schon drei, vier, sechs oder noch mehr Monate nicht mehr in den Händen hatten, werden Sie vermutlich auch nicht mehr benötigen. Wahrscheinlich wissen Sie nicht einmal mehr genau, was sich alles in „diesem einen Stapel“ befindet. Wenn man das allerdings nicht weiß, wie sollte man dann auf die Idee kommen, genau dort danach zu suchen? Mal ganz unabhängig davon, dass Suchen alles andere als produktiv ist und Sie stattdessen nur wertvolle Zeit kostet.

Die klare Empfehlung lautet daher: räumen Sie den Schreibtisch auf, beseitigen Sie die Stapel und das Chaos und trennen Sie sich von unnötigen Schriftstücken – auch auf die Gefahr hin, dass Albert Einstein Sie dann nicht mehr ernst nehmen würde… Wenn das dann erstmal erledigt ist, werden Sie das befreiende Gefühl lieben. Außerdem wird die Luft im Raum mit weniger Papier auch besser. Denn Papier riecht auch in gewisser Weise… und na klar… viel Papier riecht dann eben auch viel. Und wenn Papier erstmal alt wird, dann… na, Sie wissen schon.

Aber es gilt natürlich, diesen nun aufgeräumten Zustand auch für die Zukunft beizubehalten und damit Ihr Arbeitsumfeld anhaltend produktiver und weniger stressbeladen zu gestalten. Planen Sie dafür einmal wöchentlich etwa 20 bis 30 Minuten Zeit ein, in der Sie bis dahin aufgelaufene Schriftstücke bewerten und entsprechend damit umgehen. Dazu bietet sich folgende simple Entscheidungshilfe an, die auf der bekannten Boston Consulting Group Matrix basiert.

Hilfreiche Tipps zur smarten Ablage von elektronischen Dokumenten erhalten Sie bei Bedarf übrigens in einem weiteren Blog-Beitrag von uns. Und über den smarten Umgang mit der eigenen Aufgabenplanung und -bearbeitung berichten wir hier.

Wenn Sie also zukünftig so mit Ihren Unterlagen und Dokumenten umgehen, wird das sehr sicher positiven Einfluss auf Ihre Arbeitsproduktivität und Ihr persönliches Wohlbefinden haben. Übrigens gleichzeitig werden Sie ganz nebenbei erstaunt sein, wie groß Ihr Schreibtisch eigentlich ist…

In diesem Sinne: genießen Sie Ihre neu gewonnene Freiheit und den neuen Freiraum!