Früher war alles schlechter! Sie wundern sich jetzt vielleicht – normalerweise wird ja das Gegenteil unterstellt. Aber wenn Sie vor einem gewissen Jahrgang geboren wurden und irgendwann in einem Unternehmen gearbeitet haben, dann können Sie sich vielleicht noch an die verstaubten Kellergewölbe, die riesigen Archive, Rollregalsysteme und Aktenstapel erinnern. Tonnenweise zu Papier verarbeitete Wälder, die dann irgendwann vielleicht aus Platzgründen zu noch schwerer zu durchsuchenden Microfiches verarbeitet wurden.

Wenn Sie jetzt nicht mehr folgen können – freuen Sie sich: Sie sind spät genug geboren, um dieses dunkle Kapitel mit Horden von Azubis nicht mehr erlebt zu haben, die Tage in den verstaubten Archiven zubrachten und manchmal vielleicht auch einfach nicht mehr auftauchten…

Aber ein Thema ist trotzdem geblieben und vielleicht sogar noch drängender geworden: „Wie lege ich meine Dokumente ab, damit ich sie irgendwann auch noch wiederfinde?“ Natürlich gibt es auch heute noch Papier, aber man kann wohl sagen, dass der überwiegende Teil unserer Informationen inzwischen elektronisch gespeichert wird. Und ein jeder hat damit zu tun und muss sich überlegen, wie die eigene Ordnerstruktur wohl am sinnvollsten ist.

Dazu wollen wir heute unsere Erfahrungen mit den folgenden Punkten mit Ihnen teilen.

1. „One size fits all“ ist eine Illusion

Wenn Sie glauben, dass es „das eine“ perfekte Ablagesystem gibt, müssen wir Sie enttäuschen, denn das hängt zu sehr von Ihrem Dokumentenaufkommen ab. Die gute Nachricht ist, dass es doch ein paar Leitlinien gibt, die für die meisten Bedarfe passen.

2. Bleiben Sie bei einem System

Aus unserer Sicht ist es sinnvoll, eine generelle Datenstruktur zu entwickeln, die Ihre Daten grundlegend sortiert – und diese dann für alle genutzten Systeme identisch zu übernehmen: Für Ihre Ordnerstruktur auf dem Rechner, im Mailprogramm, im Cloud-Speicher usw. Damit müssen Sie sich nicht bei jedem System wieder neu eindenken. Natürlich muss man nicht dutzende leere Ordner anlegen, die man auf einem einzelnen Speicher gar nicht braucht, aber bleiben Sie grundlegend in der identischen Struktur.

3. Wie tief soll ich schachteln?

Das ist eine Glaubensfrage. Manche Benutzer neigen zu 15-20 Ordnerebenen mit nur wenigen Dateien pro Ordner – nach dem Motto: „Ordner gefunden heißt Datei gefunden.“ Andere bilden nur grobe Ordnerhierarchien und müssen dann innerhalb der wenigen Ordner nach der betreffenden Datei suchen. Die Wahrheit liegt wie immer in der Mitte, es geht um eine sinnvolle Ebenenanzahl. Erfahrungsgemäß sollte man nicht tiefer als 5-6 Ebenen schachteln, denn bedenken Sie, dass Sie sich beim Speichern und Suchen immer wieder durch diese Ebenen durchklicken müssen. Das kostet Zeit!

3. Vom Groben zum Feinen

Fangen Sie mit groben Blöcken an und verfeinern Sie dann. Ich persönlich beginne zum Beispiel mit den drei Kategorien „Privat“, „Geschäftlich“ und „Training.Services“. So halte ich meine Lebensbereiche zusammen. In meinen E-Mail-Systemen existiert dann je nach Adresse nur eine oder zwei der Kategorien. Innerhalb der Unternehmenskategorie strukturieren wir dann nach „Organisation“ (intern) und „Kunden“ (extern). Im ersten Container geht es dann mit den Funktionsbereichen des Unternehmens weiter (Buchhaltung, Marketing, etc.), bei den Kunden folgen die einzelnen Kundennamen. Diese Struktur ist in Stein gemeißelt, daran sollten Sie dann nichts mehr ändern, es sei denn, es kommt ein neuer Kunde hinzu, was wir Ihnen natürlich wünschen. Wenn Sie soweit strukturiert haben, können Sie es lockerer angehen lassen. Die tieferen Ebenen werden jeweils nicht so häufig angesprochen, hier können Sie sich mehr Freiheit nehmen. Wenn ein Thema eine gewisse Anzahl von Dateien überschreitet, die Sie nicht mehr überblicken können, ist es Zeit für einen weiteren Ordner.

4. Bleiben Sie eindeutig und simpel!

Am Wichtigsten ist, dass Sie so eindeutig bleiben, dass Sie beim Durchklicken der Hierarchie nicht überlegen müssen, wo es weitergeht. Wenn das passiert, verschlüsseln Sie wahrscheinlich zu viel Information in den Ordnernamen: „Zu welchem Geschäftsbereich gehörte dieser Kundenauftrag nochmal und in welchem Jahr war das?“ Reduzieren Sie diese Struktur und sparen Sie sich eine Ebene. Oder wechseln Sie die Reihenfolge, wenn die Information wirklich relevant für Sie ist. Wenn Sie erst in einen Ordner hineinschauen müssen, um zu verstehen, welchen Inhalt er hat, ist es auf jeden Fall Zeit für eine Umstrukturierung. Wenn ein neuer Mitarbeiter oder Kollege sich von alleine in der Ordnerstruktur zurechtfindet, dann haben Sie vermutlich das meiste richtig gemacht! Bei einer idealen Ordnerstruktur muss man eigentlich nicht erklären, wie sie funktioniert.

5. Speicherdauer und Löschen von Daten berücksichtigen!

Irgendwann ist jeder Speicher voll und dann taucht ein Problem auf: „Wie lösche ich denn jetzt Daten, ohne Wichtiges zu vernichten?“ Deshalb kann es sich bei den Ordnern, die die größten Datenmengen enthalten, sinnvoll sein, eine Jahresebene einzuziehen. Wir machen das bei unseren Kunden so. Alte Aufträge werden ein Jahr aktiv gehalten und dann platzsparend archiviert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sie vernichtet. So sparen Sie sich Zeit für Archivierung und Löschung. Denn Datenspeicher haben die Tendenz, genau in dem Moment vollzulaufen, wenn sie gerade gar keine Zeit zum Aufräumen haben…

6. Dateinamen müssen den Inhalt wiedergeben!

Zum Abschluss noch ein Wort über Dateinamen. Wenn Sie auf der untersten Ebene Ihrer Struktur angelangt sind, haben Sie eine Anzahl von Dateien vor sich. Sie wollen jetzt nicht mehrere öffnen müssen, um die richtige zu finden. Nutzen Sie also Namen, die den Inhalt wiedergeben. Wenn es Dateien sind, die es für mehrere Kunden gibt, gehört der Kundenname in den Dateinamen. Nichts ist peinlicher, als das Angebot Ihres Top-Kunden versehentlich an einen neuen Interessenten zu senden. Wenn es mehrere Versionen gibt, können Sie eine Version zufügen („V1“) oder ein Datum kann sinnvoll sein. Ein kleiner Tipp, um die neueste Version oben in der Liste zu haben: Drehen Sie das Datum von TMJ zu JMT um, also „13.10.2018“ wird zu „20181013“. So übernimmt Ihr Dateimanager die Sortierung für Sie.

Soweit zu unserer kleinen Datenstruktur-Kunde. Ein scheinbar banales Thema, aber nach unserer Erfahrung eine Quelle von Missverständnissen (besonders wenn mehrere Leute an dem Datenbestand arbeiten) und Frustration (wenn Sie die Datei einfach nicht mehr finden können), die Sie mit ein bisschen Konzeption und Disziplin leicht vermeiden können.

Viel Spaß beim Sortieren und seien Sie dankbar, dass Sie diese vielleicht nervige Aufgabe nicht in einem dunklen, staubigen Keller bei frostigen Temperaturen erledigen müssen wie Heerscharen von bemitleidenswerten Azubis in den „alten“ Zeiten…