Haben Sie schon einmal von jemanden gehört, dem Buchhaltung Spaß macht? Ein eher seltenes Phänomen, wenn Sie nicht gerade Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer fragen.
Auf der anderen Seite kommt kein Unternehmer um dieses Thema herum. Auch Ein-Personen-Unternehmen, wie es die meisten unserer Kunden sind, müssen sich damit auseinandersetzen. Die meisten haben natürlich einen Steuerberater, wozu wir immer dringend raten. Dazu ist die Thematik zu komplex und im Fehlerfall auch zu teuer.
Es bleibt aber dennoch auch Aufwand im eigenen Unternehmen. Belege sind zu sammeln, optimalerweise zu ordnen und dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie Ihre Buchführung im berühmten Schuhkarton abliefern, können Sie sicher sein, dass sich Ihr Steuerberater diese unerfreuliche Arbeit gut bezahlen lässt.
Wir empfehlen eine monatliche Buchführung durch den Steuerberater. Letztlich müssen die Belege ohnehin verbucht werden, ob nun einmalig zum Jahresabschluss oder in zwölf monatlichen Blöcken. In Summe wird sich das finanziell kaum auswirken – vor allem, wenn Sie mit Ihrem Berater gut verhandeln.
Darüber hinaus ist es für jeden Unternehmer eine Kernaufgabe, die Geldströme im Blick zu behalten und so Liquidität, Umsatz und Kosten im Griff zu haben – ohne dabei Zeit zu verschwenden. Dazu haben wir Ihnen einen sinnvollen Arbeitsablauf zusammengestellt, der Ihnen hoffentlich sogar ein bisschen Freude macht. Bei uns nimmt die Buchhaltungsvorbereitung übrigens nur ca. 30 Minuten im Monat in Anspruch…
1. Zahlen Sie bargeldlos, per Lastschrift, mit wenigen Zahlungsmitteln und klar auf das Unternehmen abgegrenzt
Sie sollten darauf achten, dass Sie möglichst wenige Zahlungsmittel nutzen. Ein Geschäftskonto und eine Unternehmenskreditkarte müssen reichen, sonst müssen Sie zu viele Konten im Blick behalten. Die Zahlungen sollten klar zwischen privat und geschäftlich abgegrenzt sein, damit Sie es nur mit zwei Kontoauszügen im Monat zu tun haben und sicher sein können, dass alle Zahlungen in den Auszügen Ihr Unternehmen betreffen. Wenn Sie im Wesentlichen per Lastschrift bezahlen, sparen Sie sich wertvolle Zeit für Überweisungen.
2. Lassen Sie sich Rechnungen immer per Mail schicken und scannen Sie Belege unterwegs selbst
Sorgen sie dafür, dass alle Ihre Belege an genau einer Stelle landen! Wenn Sie meist im Büro sind, kann das ein Ablagekorb sein. Sind Sie oft unterwegs, brauchen Sie eine virtuelle Ablage. Unabhängig davon sollten Sie dafür sorgen, dass Sie alle Belege elektronisch an einem Ort vorliegen. Am einfachsten ist es, sich die Rechnungen direkt per E-Mail zuschicken zu lassen. Belege, die Sie unterwegs bekommen, scannen Sie direkt mit einer App, die Dokumente scannen kann und senden die erzeugte PDF-Datei an Ihren eigenen Posteingang. Wenn Sie wollen, können Sie dafür durchaus auch eine eigene Mailadresse einrichten. Wichtig ist, dass alle Belege gesammelt an einem Ort vorliegen.
3. Machen Sie einen Monatsabschluss – konsequent am ersten Arbeitstag
Wenn Sie die Buchhaltung liegenlassen, werden Sie ihr immer wieder hinterherlaufen! Deshalb ist Konsequenz wichtig, damit Ihr innerer Schweinehund nicht die Oberhand behält. Aber wenn Sie gut vorbereitet sind, kostet das Ganze nur wenig Zeit. Der Ablauf ist einfach: Besorgen Sie sich zuerst die Kontoauszüge. Die können Sie entweder ausdrucken oder als PDF öffnen (in dem Fall nutzen Sie das Markierungstool Ihres PDF-Programms zum „Abhaken“ der Belege). Gehen Sie Zeile für Zeile durch und sortieren Sie die benötigten Belege aus Ihrem Postfach in der Reihenfolge auf dem Auszug. Bei elektronischer Bearbeitung können Sie den Dateinamen ändern und das Buchungsdatum auf dem Auszug an den Anfang setzen (das Format sollte JJJJMMTT sein, dann sind die Dateien automatisch richtig sortiert). Die Sammlung der Dateien oder die Papierbelege können dann zu den Auszügen sortiert werden. Im PDF markieren Sie die Buchungen, zu denen Sie Belege haben, auf Papier können Sie diese abhaken. Wenn eine Buchung offen bleibt, fällt das sofort auf und Sie können den fehlenden Beleg beschaffen. Anschließend geht das Ganze zum Steuerberater, der jetzt schnell, ohne Rückfragen und damit kostengünstig arbeiten kann.
4. Check as you go
Prüfen Sie während der Zusammenstellung der Buchführung auch inhaltlich! Wenn Ihnen Zahlungen auffallen, die überflüssig sein könnten (vor allem regelmäßige wie Abos und dergleichen), dann checken Sie das direkt und sorgen Sie dafür, dass der Vertrag gekündigt wird. So behalten Sie immer im Überblick, wofür Sie Geld ausgeben und ob das nötig ist. Einfacher können Sie keine Kosten sparen!
5. Lassen Sie sich Ihre monatliche Auswertung des Steuerberaters erklären und prüfen Sie diese monatlich
Jeder Steuerberater wird Ihnen nach Verarbeitung der Daten eine monatliche Auswertung liefern. Investieren Sie einmal die Zeit, sich diese erläutern zu lassen und lassen Sie sich erklären, welche Kennzahlen für Ihr Unternehmen wichtig sind. Letztlich handelt es sich dabei um eine Art „Blutbild“ Ihres Unternehmens. Wenn Sie die Auswertung jeden Monat einmal prüfen, sollten Sie relevante und ungesunde Abweichungen erkennen und frühzeitig gegensteuern können. Nichts ist schlimmer, als zum Beispiel ein Liquiditätsproblem erst dann zu bemerken, wenn Sie nicht mehr zahlen können – in der Regel kündigt sich eine solche Situation über Wochen und Monate an. Durch einen solchen Check könnten sicher viele Insolvenzen verhindert werden…
Add-On für Digital-Fanatiker:
Schauen Sie sich Cloud-basierte Faktura-Lösungen an – diese enthalten oft auch Module für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. So haben Sie alle Zahlungsströme in einem System und immer im Überblick. Eine Empfehlung finden Sie hier: Tool-Empfehlung: Fastbill
Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit Ihrer schlanken Buchhaltung!
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